Meny

Hur man skriver effektiva mejl till QA (eller något annat) team (Exempel på e-post ingår)

how write effective emails qa

Prova Vårt Instrument För Att Eliminera Problem

Vad är det första vi gör när vi kommer till jobbet (eller ibland så snart vi vaknar)? - Kontrollera e-post, eller hur? Ibland vet vi inte hur vår dag kommer att bli förrän vi läser igenom varje e-postmeddelande i inkorgen.

I många av våra tidigare artiklar har vi betonat vikten av det goda Kommunikationsfärdigheter för att effektivt förmedla ditt budskap till din avsedda publik - en av de viktiga Mjuka färdigheter för testare .

I den här artikeln kommer vi att fokusera på ett specifikt avsnitt av skriftlig kommunikation - E-post.

Hur man skriver effektiva e-postmeddelanden

Vi delar några tips och tricks för att göra e-postkommunikationen smidigare och mer effektiv. Detta gäller för alla lag och inte bara för QA-teamet.

E-postkommunikation

Säg att du fick den här e-postadressen:

E-post nr 1

Till: Testteam
Ämne: QA-uppdatering
Kropp:
Team,
Det har förekommit en oväntad fördröjning i distributionen av kod till staging-miljön. Av någon anledning blev koden blandad och vi vet inte när dessa problem kommer att ordnas. Vi måste skjuta upp våra aktiviteter, vet inte förrän när. Så engagera y oss själva i andra testaktiviteter.

Ändringsbegäran CR0100H68 är planerad att träda i produktion i slutet av denna månad. Gå igenom dokumentet från delningspunkten och ge mig en uppskattning.

Tack,
X, QA-team.

Tror du att e-postmeddelandet är effektivt? Jämför det med följande:

E-post nr 2

Till: Testteam
Ämne: Staging miljökod distribution försenad - på obestämd tid & CR0100H68 - behovsanalys
Kropp:
Hej team,
Idag har jag två uppdateringar för teamet.

# 1) Stagingmiljön Distributionsproblem:

  • På grund av oväntade skäl är distributionen av Staging-miljökoden försenad - ingen ETA ännu. Vi måste skjuta upp våra iscensättningsaktiviteter tills vi har ytterligare uppdateringar.
  • Arbeta med att skapa mallar för kvalitetsgranskningen tills den har lösts.

# 2) Ny uppdatering och uppgifter för ändringsbegäran CR0100H68:

  • Förväntas starta i slutet av månaden.
  • Gå igenom dokumenten och låt mig veta följande detaljer av EOD imorgon.

- Hur många testscenarier behöver vi?
- Hur mycket av den befintliga dokumentationen kommer vi att behöva ändra?
- Hur mycket tid att skriva den nya dokumentationen?
- Testdatakrav?
- Testkörningstid?

Tack,
X, QA-team.

Om jag var mottagare av e-post nr 1 så skulle det hända:

  • Jag kanske inte ens öppnar den genast eftersom ämnesraden inte gör något för att förmedla vikten av e-postens innehåll.
  • Även om jag öppnade det - låt oss inse det, det är bara en stor bit ord; tråkigt, minst sagt.
  • De uppgifter som ska göras eller förväntningarna hos mig är ganska vaga, så jag har ingen aning om vad jag ska göra.

Men om jag får e-post nr 2:

  • Jag vet vad e-postmeddelandet handlar om - ämnesraden hjälper mig att gissa korrekt tonen i det som kommuniceras.
  • Innehållet är tydligt organiserat i punktpunkter för att göra det lätt att förstå saker.
  • Alla uppgifter som ska göras och ETA är tydligt definierade så att du vet vad du ska göra.

Helst skulle jag dela meddelandet och skicka två separata e-postmeddelanden om de två ämnen jag tillhandahåller uppdateringar om.
Men det är ditt val.

Som du kan se har vidtagandet av enkla åtgärder förbättrat kommunikationskvaliteten.

Riktlinjer som gör e-postkommunikation smidigare och effektivare

# 1) Organisera dina tankar innan du börjar skriva e-postmeddelandet.

#två) Använd ämnesraden till din fördel - Ange tonen för vad e-postmeddelandet ska innehålla. Ge mottagarna en smygtitt, om du vill, om vad som finns inuti.

# 3) Använd e-postprogrammets 'Viktiga' -flagga för att signalera en kritisk kommunikation - men igen, vara klokt i ditt beslut vad som är viktigt. Till exempel, om testningen inte kan fortsätta på grund av något fel och alla team behöver veta om det - markera e-postmeddelandet som viktigt.

# 4) Definiera avsikten med e-postmeddelandet tydligt. Det finns tre grundläggande orsaker till ett e-postmeddelande

  • Du tillhandahåller information - Var skarp om vad du skriver. Håll det klart, håll det enkelt. Håll det kortfattat.
  • Du begär information - Vad vill du, när vill du, hur vill du ha det?
    Till exempel, Jag skulle vilja ha en kopia av testdokumentet från EOD. Vänligen placera detsamma i den gemensamma projektmappen och låt mig veta . - Ett uttalande som detta kommer att berätta för dig “Vad- testplanen, när - EOD och hur - placera den i den gemensamma mappen.
  • Bekräftelse - Det här är one-liners och har inte mycket för dem. Vanligtvis 'Tack' eller 'Klar'.

# 5) Försök att stava. De flesta e-postapplikationer har ett alternativ att utföra denna kontroll obligatoriskt varje gång ett e-postmeddelande skickas.

bubblasorteringsfunktion c ++

# 6) När du tas med i CC-listan betyder det att det är ett FYI. Så du behöver bara veta vad som händer, men åtgärder från dig förväntas inte.

# 7) Använd inte ”Svara alla” när det inte är nödvändigt.

# 8) För att undvika att ett e-postmeddelande som du skickat till flera mottagare ”svarar alla”, BCC alla e-postadresserna.

# 9) Var känslig. När du ger kritisk eller negativ feedback om en person eller produkt, försök att göra det genom att prata direkt med personen eller skicka ett e-postmeddelande till just den personen.

Föreslagen läsning = >> E-post ämnesradstestverktyg

Några fler tips för att undvika ögonblick

# 1) Lägg till e-postadresserna i fälten Till, CC eller BCC i slutet när du har komponerat e-postmeddelandet och är nöjd med innehållet du skrev. Detta beror på att du ibland av misstag kan trycka på 'skicka' innan du är redo och sluta bli avsändaren av ett ofullständigt eller felaktigt e-postmeddelande.

#två) När det händer att du skickade en halv komplett (eller halv ofullständig, beroende på din filosofiska böjda) e-post av misstag, finns det ett återkallningsalternativ tillgängligt för att göra ändringar.

# 3) Om du är ny på att skriva officiella e-postmeddelanden - försök få en kollega att läsa den för dig innan du skickar den och få hans / hennes åsikt.

# 4) Använd inte ett vardagligt uttryck eller ett uttryck om du inte vet vad det betyder. Du kan sluta säga något pinsamt och ett e-postmeddelande en gång skickat är ganska mycket i sten.

Jag hoppas verkligen att det hjälper dig att skriva bättre e-postmeddelanden. Dela dina erfarenheter med oss.

Har du fler tips? Vänligen ge din feedback och gärna kommentera nedan.

Rekommenderad läsning

^