Excel-makron - praktisk handledning för nybörjare med exempel

excel macros hands tutorial

Denna praktiska Excel-makrohandledning förklarar vad som är en makro, hur man skapar och använder VBA-makron med många exempel:

De flesta av oss i branschen kommer säkert att ha vissa uppgifter som ska utföras upprepade gånger nästan varje dag. Tänk dig nu om dessa uppgifter görs med bara ett enda klick. Låter spännande? Excel-makron är svaret på det.

I den här handledningen lär vi oss vad en makro är? Hur man spelar in en makro med absolut och relativ referens tillsammans med några praktiska exempel.

=> Ta en titt på VBA nybörjarguide här

Vad du kommer att lära dig:

• Vad är Excel-makron
  • Hur du aktiverar makron i Excel
  • Aktivera fliken Developer
  • Alternativen för fliken Developer
  • Hur man spelar in en makro
  • Spara en Excel-arbetsbok med makro
  • Köra en makro
  • Cellreferenser
  • Spela in Excel-makro med relativ referens
  • Vanliga frågor
• Slutsats
  • Rekommenderad läsning

Vad är Excel-makron

Ett makro är en uppsättning åtgärder som du kan köra för att utföra önskad uppgift.

Antag att du varje månad skapar en rapport som måste markera användarkontona med försenat belopp i fetstil och rött. Sedan kan du skapa och köra ett makro som tillämpar dessa formateringsändringar varje gång du vill.

Hur du aktiverar makron i Excel

Fliken Utvecklare ger oss möjlighet att arbeta med funktioner som makron, tillägg och låter oss också skriva vår egen VBA-kod som hjälper oss att automatisera allt vi önskar. Den här fliken är dold som standard.

Följ stegen nedan för att ta bort fliken Utvecklare. Detta fungerar på alla versioner av Excel för Windows (Excel 2007,2010, 2013, 2016, 2019).

Notera: Detta är en engångsprocess. När du har aktiverat fliken Utvecklare visas den alltid i ett anpassat band för varje Excel-instans du öppnar, såvida du inte fortsätter och inaktiverar det uttryckligen.

Aktivera fliken Developer

# 1) Klicka på Fil flik

#två) Klick alternativ

# 3) Klicka på Anpassa menyfliksområdet.

# 4) Aktivera under Anpassa menyfliksområdet Utvecklare.

När du har aktiverat fliken Utvecklare visas den i menyfliksområdet.

Alternativen för fliken Developer

Nedan listas de alternativ som finns under fliken Utvecklare.

• Visual Basic: Ger en redaktör att skriva eller redigera VBA-kod. Kan också öppnas med Alt + F11.
• Makron: Ger en lista över alla redan inspelade makron och används också för att spela in en ny. Alt + F8 öppnar listan med makron direkt.
• Tillägg: Tillåter att infoga ett tillägg och kan också hantera dem.
• Kontroller: Hjälper oss att använda formulärkontroller och ActiveX-kontroller. Visa och redigera kontrollegenskaperna. Design Mode ON / OFF styrs här.
• XML: Hjälper oss att importera / exportera en XML-datafil, hantera XML-expansionspaket och även öppna XML-källfönstret.

Hur man spelar in en makro

Tänk på ett exempel , att ditt företag har ett visst verktyg som genererar tidtabeller för olika avdelningar i Excel. Du som chef har ansvaret för att granska och skicka arket till ekonomiteamet varje vecka.

Men innan du skickar ombeds du göra en formatering som:

1. Infoga titeln för varje ark som innehåller lagnamn och veckonummer, markera det med fetstil och bakgrundsgult.
2. Rita en kant
3. Fet kolumnrubriker.
4. Byt namn på arknamnet som lagets namn.

Istället för att göra detta manuellt varje vecka kan du bara skapa ett makro och utföra alla dessa åtgärder med bara ett klick.

Inspelning makro är ganska lätt. Navigera till fliken Developer och tryck på Spela in makro.

Detta öppnar ett fönster där du måste ange.

# 1) Makronamn: Namnet bör inte ha mellanslag mellan ord. Detta måste börja med ett alfabet eller understrykning.

# 2) Genvägsknapp: Detta är användbart när du kör ett makro. Om du trycker på genvägsknappen kommer den att köras. Se till att ge en nyckel som inte redan har tagits, annars makro kommer att åsidosätta det.

Till exempel, om du nämner Ctrl + S som genväg, så kommer ditt makro att köras varje gång du trycker på Ctrl + S och därmed ignorera alternativet spara fil. Därför rekommenderas att du lägger till Skift, som Ctrl + Skift + D

# 3) Lagra makro i: Detta har tre alternativ enligt nedan.

• Denna arbetsbok: Alla skapade makron är bara tillgängliga för den aktuella arbetsboken. Om du öppnar ett nytt excel är det makro som skapats tidigare inte tillgängligt och kan därför inte användas.
• Personlig makroarbetsbok: Om du väljer detta lagras det skapade makrot och visas när du öppnar ett nytt Excel-ark.
• Ny arbetsbok: Detta alternativ öppnar en ny arbetsbok och de åtgärder som utförs i den arbetsboken registreras.

# 4) Beskrivning: Detta kommer att beskriva syftet med makrot. Det rekommenderas att ge en detaljerad beskrivning så att alla som använder det vet exakt vad det används till.

När du väl har fyllt i detaljerna för de ovan nämnda fälten kan du fortsätta och utföra de åtgärder som krävs i Excel-arbetsboken och allt kommer att spelas in. När du är klar, gå tillbaka till fliken Developer och tryck på Stoppa inspelningen.

Spara en Excel-arbetsbok med makro

Välja butiksmakro som 'Denna arbetsbok': Tänk på att du har valt butiksmakrot i som 'Denna arbetsbok' under inspelningen. När du är klar fortsätt och spara filen. När du sparar måste du välja Excel Macro-Enabled Workbook. Du behöver inte spara makrot uttryckligen. Det sparas automatiskt.

Välja Lagra makro som “Personal Macro workbook”: Överväg nu att välja Lagra makro som 'Personal Macro workbook' när du spelar in. Du måste spara makrot uttryckligen. Om du bara sparar Excel-filen och sedan försöker stänga filen. Då får du en popup-dialog som visas nedan.

Notera: Om du inte sparar detta raderas makrot.

Köra en makro

Nu när vi är färdiga med att spela in och spara filen, låt oss försöka köra den och uppnå önskat resultat. Vi har gått vidare och spelat in ett makro med alla steg som krävs för att uppnå i närvarotidningsexempel och sparat det som en Denna arbetsbok med genvägsknappen som Ctrl + Skift + B.

Så varje vecka när du får ett nytt Excel från programvaruverktyget måste du bara öppna den Excel-filen och trycka på snabbtangenten (Ctrl + Skift + B) och alla ändringar kommer att införlivas som förväntat. Den resulterande Excel ges nedan.

Bifogade Excel-Macro-Workbook

Notera:

1. Om du har glömt genvägstangenten kan du gå till utvecklare -> makron, välja makrot och klicka på alternativ.
2. Om makroen som är lagrad som en personlig butik inte syns under fliken Makron. Gå till Visa -> Ta bort och detta visar listan över alla makron.

Cellreferenser

Det finns två sätt att spela in en makro enligt nedan.

1. Absolut cellreferens
2. Relativ cellreferens

Absolut cellreferens: Absoluta referenser pekar alltid på den cell där den spelades in. Till exempel: om du spelar in en text i A10-cellen kommer nästa text när du använder det makrot i en annan arbetsbok att placera den i A10.

Tänk på vårt exempel på tidtabell för närvaro. Vi vill alltid att titeln ska vara i första raden på varje ark. Vi vill inte att cellreferensen ska ändras när den kopieras till andra ark eller arbetsböcker. I så fall kommer Absolut cellreferens till hands.

Relativ cellreferens: Antag att du måste upprepa stegen på olika platser i kalkylbladet. Relativa referenser är praktiska när du behöver upprepa samma beräkning eller steg över flera rader eller kolumner.

Exempel: Anta att du har ett Excel-ark med fullständiga namn, telefonnummer och DOB: er för 1000 anställda. (Format är som visas nedan)

Din chef förväntar dig att du:

portutlösning vs portvidarebefordran för spel

1. Separat förnamn och efternamn.
2. Lägg till landskodsexempel (+91) till telefonnumret.
3. Visa DOB i form av dd-mon-yy, Exempel: 10 jan 87.

Eftersom det finns 1000 poster kan det ta tid att göra det manuellt. Så du bestämmer dig för att skapa en makro. Men att använda absolut referens löser inte ditt problem eftersom du vill att det ska fungera över flera rader och kolumner. I det här fallet är relativ referens praktiskt.

Spela in Excel-makro med relativ referens

För att spela in med en relativ referens, välj först den cell du vill starta inspelningen.

Gå till utvecklare -> klicka på Använd relativ referens -> Spela in makro . Spela in allt du önskar och tryck på stopp inspelning.

Följ dessa steg för ovanstående exempel.

1. Först måste vi infoga en kolumn bredvid Emp FullName och ändra kolumnrubriken som FirstName och LastName.
2. Välj B2-cell-> Gå till utvecklare -> Använd relativ referens -> Spela in makro .
3. Använd textavgränsare separat förnamn och efternamn. En gång klar Stoppa inspelningen.
4. Skapa på samma sätt 2 fler makron för telefonnummer och DOB.
5. Spara filen.
6. För att utföra, välj alla Emp FullName d.v.s. B3 till den sista emp som är B1001 och kör 1^stMakro.
7. Följ liknande steg för telefonnummer och DOB. Den resulterande Excel visas nedan.

Bifogad fil för referens

Vanliga frågor

F # 1) Vad är ett exempel på makron i Excel?

Svar: Ett makro är en uppsättning åtgärder som du kan köra för att utföra önskad uppgift.

Antag att du skapar en rapport varje månad som måste markera användarkontona med försenat belopp i fetstil och rött. Du kan skapa och köra ett makro som tillämpar dessa formateringsändringar varje gång du vill med bara ett enda klick.

F # 2) Var finns makron i Excel?

Svar: Alla inspelade makron kommer att finnas tillgängliga under Fliken utvecklare -> Makron

Om du inte hittar en personlig makro, gå till Visa -> Ta bort .

F # 3) Vilka är typerna av cellreferenser i Excel?

Svar:

• Absolut: Absoluta referenser pekar alltid på den cell där den spelades in. Till exempel, om du spelar in en text i en D10-cell, pekar den alltid på D10 varje gång makron används.
• Släkting: Dessa är praktiska när du behöver upprepa samma beräkning eller steg över flera rader eller kolumner.

F # 4) Hur sparar jag ett makro i Excel i alla arbetsböcker?

Svar: När du spelar in ett makro väljer du Personal Macro workbook under store macro in, vilket gör att ditt makro blir tillgängligt för alla arbetsböcker. Om du fortfarande inte ser alternativet, gå till Visa -> Ta bort .

Slutsats

I denna handledning har vi lärt oss Excel-makron som hjälper oss att automatisera rutinuppgifterna i Excel.

Vi har sett vad ett makro är? Hur man gör det möjligt för makrot att visas i Excel. Vi undersökte också hur man spelar in ett makro med hjälp av absoluta och relativa cellreferenser med exempel.

=> Läs igenom Easy VBA Training Series

Rekommenderad läsning

• Excel VBA-handledning - Introduktion till VBA i Excel
• VBA-datatyper - Numeriska och icke-numeriska datatyper i VBA
• 35+ vanligaste Microsoft Excel-intervjufrågor och svar
• Hur man automatiserar repetitiva QA-uppgifter med hjälp av Excel-makron (exempel)
• Hur man öppnar XML-filer i Excel, Chrome och MS Word
• Hur man läser eller skriver data från Excel-ark i Selen Web Driver
• Topp 5 saker som en testare måste ha för att Excel (och programvarutestarens skiftande perspektiv)
• Arbeta med VBScript Excel-objekt