Meny

Executive Assistant Färdigheter, lön, ansvar och mer

  • Huvud
  • Övrig
  • Executive Assistant Färdigheter, lön, ansvar och mer

executive assistant skills

Prova Vårt Instrument För Att Eliminera Problem

Lär dig mer om rollerna och ansvarsområdena, lönerna och viktiga färdigheter som krävs för att bli en framgångsrik chefsassistent:

Rollen som Executive Assistants har utvecklats under de senaste åren. Från att bara svara på telefonsamtal och hälsa kontorsgäster har de blivit en strategisk partner, problemlösare och betrodda förtroende idag. De är mer värdefulla nu än tidigare. Deras funktion har förvandlats till att vara mer strategisk än den stödjande.

Cheferna litar idag mycket på sina assistenter för mycket mer än bara adminhjälp. De är beroende av sina EA: er för sin tekniska expertis, strategiska rådgivning och kritiska analys av situationerna. Deras roll sträcker sig upp till att fördjupa sig i ett brett utbud av saker och varierande frågor som intern kommunikation, hantering av projekt, planering av evenemang etc.

Executive Assistant Färdigheter

Vad du kommer att lära dig:

Roller och ansvar för verkställande assistent

Deras jobb beskrivs som maktrollen. Så det är oundvikligt att verkställande assistenter ska ha en uppsättning speciella färdigheter för att arbeta igenom allt. Om du planerar att bli en, här är en lista över grundläggande och väsentliga färdigheter du måste ha. Men innan det måste du veta vad som är ansvaret för en verkställande assistent.

Ansvar för en verkställande assistent

Ansvar

hur man skriver ett testfallsexempel

(bild källa )

Även om rollen och ansvarsområdena för en verkställande assistent har vuxit mycket de senaste åren har några av de grundläggande förblivit desamma.

Ansvaret inkluderar:

  • Förbereda dokument som finansiella rapporter, fakturor, anteckningar, brev, rapporter etc.
  • Att ta hand om samtalen efter behov, som att svara på dem, dirigera dem eller skicka meddelandena.
  • Att ta hand om grundläggande bokföring.
  • Samla in och arkivera företagsregister, rapporter och dokument.
  • Förbereda dokument för granskning och presentation efter undersökning och genomförande av data.
  • Hjälp chefer att förbereda sig för möten.
  • Registrerar protokoll från mötet exakt.
  • Fastställande av möten.
  • Använda datorer för olika verk.
  • Att göra researrangemang.
  • Hantera databas, beställa förnödenheter och utföra liknande kontorsuppgifter.
  • Kontroll, sortering och distribution av kommunikation som fax, e-post, brev etc.

Executive Assistant Lön

Lön

(bild källa )

Ledande assistentjobb rankas på andra plats i listan över de högst betalande jobben på marknaden och det behöver inte någon specifik examen eller utbildningsnivå. Lönen för en EA varierar i olika branscher. De kan tjäna mellan $ 55 000 och över $ 70 000.

Lista över färdiga assistentfärdigheter

Att vara verkställande assistent är ett krävande jobb. Så om du är helvete för det här jobbet, finns det några grundläggande färdigheter som du måste ha.

Dessa färdigheter förklaras i detalj nedan:

# 1) En förkärlek för samtal

En verkställande assistent är som en talesman och deras ord anses vara deras chefs. Därför är bra kommunikationsförmåga på expertnivå med rätt telefonetiketter och polerat språk ett måste. Du ska vara övertygande och bör kunna lägga allt på bordet exakt och tydligt.

Ofta behöver assistenter ta på sig de-facto-rollerna för intern kommunikation för deras chefer. Dessutom vill chefer kontrollera idéer över dig eller få din åsikt om något viktigt. Så de måste kunna upprätthålla sin uppfattning ärligt.

# 2) Oklanderliga färdigheter för att organisera och prioritera

Detta är ett absolut måste för verkställande assistenter eftersom de har en snabb och ständigt förändrad roll. Så de har inte råd att förlora någon tid på att vara oorganiserade. En bra chef måste vara oklanderligt organiserad.

De behöver prioritera uppgifterna efter fokus och avsluta dem en efter en. De hjälper sin chef att prioritera uppgifter och så måste de göra detsamma innan. Det gör att de kan hjälpa sin chef att minimera distraktionen och bara koncentrera sig på de mest pressande frågorna och aktiviteterna som har högsta hävstång.

Detta kräver en sund bedömning för att avgöra vad som behöver uppmärksamhet och vad du bara kan stänga av. Assistenten måste samarbeta med sin chef för att prioritera arbetet. För att vara bra på att prioritera dina övergripande mål måste du vara tydliga, för utan tydliga mål kan du inte göra det.

# 3) Multi-Tasking

göra flera saker samtidigt

(bild källa )

Tja, multitasking är en myt eftersom vår hjärna bara kan hantera ett komplext arbete i taget. Men en viss grad av multitasking är avgörande för rollen som verkställande assistent. Nu kan du göra detta genom att kombinera två enkla uppgifter.

Till exempel, du har ett samtal och den andra personen har satt ditt samtal i vänteläge. Ta dig tid att svara på några e-postmeddelanden eller göra bokningar för resor. Du måste prioritera ditt arbete och slutföra dem en efter en. Men att blanda några tanklösa uppgifter sparar mycket tid.

# 4) Kunskaper i teknik

Ledande assistenter måste vara skickliga i teknikens färdigheter eftersom de behöver för att skapa företagsrapporter, utföra datainmatningar, hantera kalendrar osv. Så du måste vara väl förtrogen med MS Office-verktyg, internet etc. De behöver också ofta arbeta med Customer Relationship Management-systemet, virtuell helpdesk och kundserviceplattform.

Och det är därför en chefsassistent måste ha en grundlig kunskap om operativsystem, programvara, webbläsare och så vidare.

# 5) Ett öga för detaljer

Partner- och kundkommunikation är känslig, så när du hanterar dem krävs det att vara detaljorienterad. Detta hjälper dem att undvika skrivfel och grammatiska fel. Att ha ett öga för detaljer hjälper också i andra verk tillsammans med att se till att du levererar pålitliga och korrekta arbetsinsatser.

Fel skulle inte bara minska ditt rykte utan kommer också att få din chef att ifrågasätta din pålitlighet.

# 6) Avgörande och snabb

Att vara Executive Assistant är som att springa i snabb takt hela tiden. De har ingen tid att vara långsamma eller vaga. Du måste kunna bedöma situationen, samla in nödvändig information, ställa frågor som betyder något och sedan agera snabbt.

Du kanske inte alltid har all information som behövs men du måste alltid agera säkert och snabbt. Du får inte lyxen att vänta på mer klarhet eller värre, inte ens tillstånd ibland.

Färdigheter hos en enastående verkställande assistent

Det finns verkställande assistenter och sedan finns det utestående verkställande assistenter. De enastående är de som har andra färdigheter utöver de som nämns ovan.

# 1) Resurser

Ledande assistenter ombeds ofta att ta bort omöjliga uppgifter. Och du kan inte klaga eftersom det är en del av jobbet, kommer med territoriet. Du måste ha kontakter, människor som du kan tjäna pengar på. Du måste vara medveten om alla rätt platser för olika saker, vem du ska närma dig, hur man ska förhandla och vart man ska leta. Det är så du kommer att kunna dra de omöjliga.

# 2) Håll dig lugn

Lugn under tryck

(bild källa )

Chefer har ofta högtrycksjobb och de flesta är också krävande. Att tryck och krav överförs till assistenterna. Många dagar kommer att vara som brandövningen. Så du måste hålla dig lugn. Det är det enda sättet du kan klara deadlines och slutföra uppgifterna.

hur man öppnar en jar-fil

# 3) Tänk på den stora bilden

Ledande assistenter arbetar med alla nivåer av anställda och flera avdelningar. För att effektivt hantera saker på din chefs vägnar måste du ha en god förståelse för verksamheten. Om du inte kan förstå något, ordna ett lunchdatum med någon som gör det och prata med dem.

Du kan också göra detsamma med någon från alla avdelningar. Det hjälper dig att få mer kunskap om hur laget spelar en viktig roll i företagets större uppdrag. Det är ett av de bästa sätten att nätverka. Du måste ha grundläggande kunskaper om allt så att du kan erbjuda vitala insikter till dina överordnade och chef.

# 4) Styvt diskretion

Chefer hanterar ständigt känslig information och det innebär att assistenter också har tillgång till dem också. All privilegierad information måste hanteras delikat.

Framgången för en verkställande assistent bygger på förtroende. Att vara vårdslös med känslig information kan inte bara bryta det förtroendet utan också kosta ditt jobb. Och om du av misstag har gjort en glid, äga den. Låt din chef veta innan någon annan och räkna ut ett botemedel mot det.

# 5) Förutse

Förutse

(bild källa )

Executive Assistants blomstrar när de kan förutse möjliga händelser och förutse problemen redan innan de vänder sig till fullblåsta frågor. De borde också kunna förutse situationer och personligen.

Situationsförväntan är när du förutspår möjligheterna för ett problem och proaktivt arbetar för att hindra dem från att hända. Personlig förväntan är att känna till din chefs egenart och preferenser. I båda scenarierna måste du kunna stoppa det i ett tidigt skede som sparar otaliga huvudvärk på vägen.

bästa gratis datorsökning och reparation

# 6) Flexibilitet

Jobbet som verkställande assistent är brett och annorlunda. Det betyder att du måste snurra 360 grader med ett ögonblick. Saker förändras med fingret och assistenterna måste anpassa sig och svara därefter.

De borde kunna ändra vad de går efter snabbt. Till exempel, du kan försöka hårt för att göra något, just då rusar din chef in och kräver att du snarast avslutar någon annan uppgift. Du måste kunna pausa arbetet för att avsluta det nyligen tilldelade jobbet. Men då måste du också kunna komma tillbaka till det du gjorde.

Vad gör en Executive Assistant till en Rockstar?

Att vara verkställande assistent är inte lätt men att vara en rockstar-assistent tar mycket mer. När du är så bra beror din chef på dig för många saker. I så fall kan du inte falla tillbaka eller bli långsam. Du måste vara ett steg före och vara en rockstar-assistent.

# 1) Var proaktiv

Proaktiv

(bild källa )

För att vara en rockstar-assistent måste du ha ett eget sinne. Du kan inte alltid lita på att din chef berättar vad som behöver göras. Många saker kan gå fel under en dag av en chef och det är därför som förväntan är avgörande.

Det är dock lika viktigt att ha rätt inställning till problemen. Försök alltid vara redo med en lösning redan innan du blir ombedd att och försök att ha alternativ redo också.

# 2) Ha en tjock hud

Chefsassistenter träffar olika typer av människor varje dag och inte alla agerar trevligt mot dem. Vissa människor kan ha en dålig dag eller andra är naturligt griniga av naturen. För att hantera sådana människor måste du lära dig att inte ta någonting personligen. Ofta behöver de någon att flyga ut. Du får inte låta denna typ av kritik skada dig.

Annars blir du alltid utmattad, nedslagen och irriterad. Du kommer också att släpa efter i ditt jobb. Så, om du får träffa sådana människor, gå en promenad eller kaffe, meditera eller något som hjälper dig.

# 3) Var villig att gå extra mil

En bra assistent bör alltid vara villig att lära sig. Det är det enda sättet de kan hålla sig före ny programvara, procedurer och teknik. Så du borde vara en oberoende tänkare som inte alltid behöver någon som hjälper dig.

Ibland kan jobbet vara överväldigande, i dessa tider, håll dig lugn, prioritera, delegera sedan uppgiften och uppföljningen proaktivt. Du borde vara outtröttlig i att lösa problemen, avvärja krisen och hålla åtagandena. Med några ord måste du vara villig, pålitlig, smart och väl självsäker. Det är det enda sättet du kommer att vara en tillgång för organisationen.

# 4) Volontär för specialprojekt

Om det pågår ett speciellt projekt och den verkställande personen inte har tillräckligt antal anställda för att ägna sig åt det, gå upp för att vara volontär. Det kommer att bli lite för mycket för dig att engagera dig i projektet medan du behåller ditt gamla jobb men anser aldrig något jobb för litet.

Vanliga frågor

F # 1) Vilka är de tre bästa färdigheterna hos en Executive Assistant?

Svar: Färdigheterna inkluderar:

  • Bör vara skicklig i teknik.
  • Bra på muntlig och skriftlig kommunikation.
  • De borde veta hur man organiserar allt.

F # 2) Varför är assistenter viktiga för chefer?

Svar: Assistenter tillgodoser sina chefer oändligt och förutser också deras behov. De håller sina chefer medvetna och i tid för allt. Enkelt uttryckt är det en assistents uppgift att hålla VD organiserad och få dem att se bra ut.

F # 3) Hur blir jag verkställande assistent för VD?

Svar: Du bör åtminstone ha en kandidatexamen tillsammans med god kommunikationsförmåga och behärska språket. Att ha en avancerad examen hjälper också.

F # 4) Vad är innebörden av en C-nivå chef?

Svar: Även känd som C-suit, är det ett adjektiv för att beskriva chefer i höga led i en organisation. C står för chef. C-nivå officerare eller chefer anses vara kraftfulla och inflytelserika.

Slutsats

Som verkställande assistent kommer du att arbeta med olika applikationer, verktyg och program. Du måste också arbeta med dina mänskliga färdigheter eftersom det är lika viktigt. Du kan lära dig att använda ett nytt program som hjälper dig att multitaska. Men för att vara den bästa verkställande assistenten måste du kunna förutsäga vad din chef kan behöva nästa.

Du bör alltid vara bra på att hantera svåra människor och förstå hur viktig integritet är. Det här är de viktigaste färdigheterna för en bra verkställande assistent.

Rekommenderad läsning

^