sharepoint document management system tutorial
Djupgående analys av SharePoint Document Management System, dess versioner och funktioner:
I den här artikeln kommer vi att diskutera vad som är SharePoint, hur man skapar ett SharePoint-dokumenthanteringssystem, fördelar och nackdelar med att använda SharePoint och olika nedladdningstyper.
Att hantera en enorm mängd dokumentation i vilken organisation som helst kan vara mycket utmattande både när det gäller tid och arbete och det kan fortfarande vara benäget för fel. Det är dock viktigt att hålla alla dokument på plats för att projektet ska fungera smidigt.
Alla organisationer behöver ett robust system för att lagra sin dokumentation säkert och i rätt ordning. Låt oss dyka djupare in i ett av de mest robusta dokumenthanteringssystemen som tillhandahålls av SharePoint-en Microsoft-produkt.
Vad du kommer att lära dig:
- Vad är ett dokumenthanteringssystem?
- Vad är SharePoint?
- Förutsättningar för att skapa ett dokumenthanteringssystem i SharePoint
- Skapa ett dokumenthanteringssystem i SharePoint
- Funktioner i SharePoint Document Management System
Vad är ett dokumenthanteringssystem?
Ett dokumenthanteringssystem är en programvara som styr och spårar dokumentens hela livscykel. Dokumentets livscykel har olika steg mot det, från dess början till deaktivering.
hur man implementerar dubbelt länkad lista i java
Genom att använda ett dokumenthanteringssystem kan ett dokument som skapas lagras och spåras genom varje version av samma, som täcker alla ändrade funktioner i dokumentet, inklusive alla detaljer i dess modifiering, revision och användning.
Vad är dokumentets livscykel?
De fem grundläggande stegen i en dokumentlivscykel är:
1) Planering
Planeringsfasen är där en plan ritas över vad dokumentet måste innehålla. Man tänker igenom hur dokumentet måste struktureras och nödvändiga uppgifter samlas in för att skapa dokumentet
2) Skapande
I detta skede skapas och numreras en utkastversion av dokumentet. Till exempel - version 1.0; under vilken författaren skapar dokumentet klart för en granskning.
3) Granskning
I detta steg överförs utkastversionen eller den första versionen av dokumentet till en granskare. Granskaren granskar dokumentet noggrant och föreslår eventuella ändringar.
4) Modifiering
Under redigering samtycker författaren eller ibland en redaktör om nödvändiga ändringar och arbetar med dokumentet för att införliva ändringarna.
5) Godkännande
Detta är det sista steget, under vilket dokumentet går in för godkännande av en ämneexpert som har behörighet att underteckna det.
Ovanstående steg i en dokumentlivscykel kan innehålla fler steg baserat på villkoren för organisationen och projektkapaciteten. En sådan komplex livscykel för ett dokument kan hanteras med lätthet med ett kraftfullt verktyg som SharePoint.
I nästa avsnitt ser vi vad SharePoint är och hur det kan användas för dokumenthantering?
SharePoint är en samarbetsplattform som möjliggör parallell användning och fleranvändaraktiviteter i organisationer för att lagra och hantera enkla till komplexa datahanteringslösningar.
SharePoint lanserades 2003 av Microsoft. Sedan starten har Microsoft utvecklat olika versioner av SharePoint-produkter och nedladdningar för att passa olika kundbehov.
1) SharePoint Online
Detta är en molnbaserad tjänst som gör det möjligt för ett företag att prenumerera på SharePoint Online-tjänster och upprätthålla dokumenttransaktioner med alla intressenter som använder molnplattformen istället för att installera SharePoint lokalt lokalt.
2) SharePoint Server
Baserat på affärsbehov kan SharePoint installeras och distribueras lokalt med SharePoint Server-versionen.
Förutom ovanstående två typer av nedladdningar finns det några andra tillgängliga versioner.
De SharePoint Foundation , som är en äldre version av SharePoint, endast tillgänglig i SharePoint 2013. Detta används fortfarande i stor utsträckning. Det finns också en SharePoint Designer 2013 används för att bygga lösningar med arbetsflöde. Den populärt kända OneDrive, som har sin version för företag som heter OneDrive Business sync.
hur man använder torrentfiler efter nedladdning
Så baserat på företagets krav och kapacitet kan kunder ladda ner respektive version av SharePoint för att möta deras behov.
I det här avsnittet kommer vi att se hur fördelaktigt det är för en organisation att välja SharePoint för sin dokumenthantering.
Fördelar med att använda SharePoint för dokumenthantering:
1) Hög säkerhet och integritet
Säkerhetsfunktionerna i Microsoft SharePoint är så robusta att användaren aldrig kommer att behöva oroa sig för obehörig åtkomst till sekretessbelagda informationsfiler eller misslyckad integritet i applikationen.
2) Användarvänligt
SharePoint är byggt med tanke på alla nivåer av intressenter som kan använda det här verktyget, och därför är det utformat på ett sådant sätt att det är lätt att använda för alla användare.
3) Administration med en totalitet
SharePoint har en konsol för central administration, med vilken administrationen kommer att ha tillgång till sina funktioner, inställningar och konfiguration med fullständig kontroll.
4) Anpassning
Nivån på anpassning som SharePoint tillhandahåller utvecklarna är mycket stor, med hjälp av detta; verktyget kan justeras och anpassas helt enligt företagets krav.
5) Samarbete
Detta är det bästa och en av de viktigaste funktionerna i SharePoint som hjälper alla användare av SharePoint i verksamheten att hålla koll på och uppdatera och att hålla sig uppdaterade i varje fas av dokumentets livscykel. Den senaste versionen av SharePoint ger också strömmande information i realtid.
Oavsett hur bra ett system är kommer det alltid att finnas några nackdelar. Men det är viktigt för användaren att bestämma prioriteringar och användningskrav för att väga fördelarna över nackdelarna.
Nackdelar med att använda SharePoint för dokumenthantering:
1) Webbaserat
Som vi vet behöver åtkomst till SharePoint Internet, som behöver ett fast nätverk, och till och med en solid nätverksanslutning är benägen att misslyckas ibland. Vid sådana tillfällen blir det omöjligt att använda SharePoint på grund av dess beroende av Internet.
2) Paket med många uppgifter
Vi vet att SharePoint har mer potential än att bara lagra dokument, såsom automatiserade arbetsflöden, etc. För ett litet företag som bara behöver ett verktyg för dokumentlagring online finns det andra mer lämpliga verktyg på marknaden.
3) Prenumeration
Varje nyanställd som får tillgång till SharePoint behöver en betalning för sin prenumeration varje månad, vilket kan bli dyrt för organisationer med lägre krav och lägre budgetar.
Innan vi skapar och dyker in i navigeringsaspekterna av datahantering i SharePoint, ser vi här kraven som måste vara på plats:
1) Bestäm typ av dokument som kommer att gå in i systemet:
Baserat på vilken typ av dokument som går in i systemet kan användarna ställa in en mall för varje typ av dokument, så att det är klart för användning.
två) Lista ut typ av information som måste samlas in för varje dokument:
Det är viktigast att ha metadata på plats för att dokumentet laddas upp, så det är nödvändigt att lista ut och ställa in de fält som ska fyllas i för metadata, så alla användare har all nödvändig information om de uppladdade dokumenten. Också baserat på detta kan man bestämma plats eller sökvägen , där dokumentet placeras i systemet
3) Arbeta med Metadata :
Till skillnad från den traditionella inställningen av mappar och undermappar som upptar enormt minne och fortfarande inte håller allt ordnat, så som det förväntas, i SharePoint använder vi Metadata för att göra det mer systematiskt och mer tillgängligt.
Så här gör vi hur SharePoint-systemet ställs in enligt Metadata - Varje dokument som laddas upp måste märkas med lämpliga och fördefinierade metadata. Med detta ger sökning med nyckelord de mest lämpliga / korrekta resultaten.
4) Innehåll Typer:
Det är också viktigt att organisera innehållstyperna i dokumenthanteringssystemet. En innehållstyp är ingenting annat än bokstavligen - typen av innehåll. Du kan kategorisera dokumenten utifrån vilken typ av innehåll du har.
Till exempel: Om det finns tio räknade orddokument som är HLDs, fem excel-ark med testfall och två räknade orddokument i testplaner kan de, baserat på innehållstypen, klassificeras. I mer SharePoint-specifika termer innehåller innehållstyper de metadatatyper som innehållet klassificeras baserat på.
Innehållstyperna kan återanvändas för olika scenarier och krav. I SharePoint-inställningar finns det många alternativ för att skapa nya innehållstyper och att inkludera innehållstypen i en mer sökbar grupp för framtida användning.
5) Kontrollera åtkomst :
Baserat på ovanstående punkter, åtkomstkontroll kan ges, så att användare kan hålla sina dokument säkra och endast tillgängliga för utvalda användare.
Också, ställa in roller för olika användare med olika grad av kontroll över dokumentet (skapa, granska, radera och godkänna dokumentet etc.) är möjligt.
6) SharePoint 2013 innehåller också Policyer för dokument för att säkerställa att den uppfyller företagets riktlinjer och juridiska krav.
(bild källa )
Detta avsnitt förklarar hur filer laddas upp till SharePoint-systemet och möjligheterna att använda filerna.
1) Med SharePoint lättanvänt gränssnitt , kan en fil laddas upp genom att helt enkelt använda ”uppladdningsfunktionen” eller uppladdningsknappen. Exakt hur du väljer en fil för att bifoga den i ett e-postmeddelande.
två) Efter att ha laddat upp dokumentet, en hel del bidrag kan fyllas ut baserat på projektet . Om det till exempel är ett projekt med många moduler kan du ha fält som ska fyllas med detaljer för att beteckna vilken modul filen tillhör.
3) När du har fyllt i alla detaljer kan du spara filen och filen laddas upp i systemet med några automatiskt fyllda metadata som vem som skapade filen, när filen skapades, versionsnummer etc. och några fyllde i data som moduluppgifter etc.
4) Varje gång ett dokument ändras listas versionen i dess historik och användarna kan se dokumentets versionshistorik - antingen bara för att visa den eller för att återställa filen till en viss tidigare version.
5) När dokumentet har laddats upp till SharePoint skapas alltid en länk för varje fil. Detta länk kan delas för två ändamål - för att visa eller redigera den.
6) Om du har Office 365 kan du också sök efter valfritt dokument i SharePoint med sökfunktionen i den lokala maskinen.
7) Dokument kan skapas, ändras och raderas med lämpliga behörigheter, när som helst baserat på förändrade affärsbehov eller behov.
När en dokumentfil skapas för ett projekt som kontinuerligt förbättras och ändras blir ändring av det aktuella dokumentet också en pågående process. För ett decennium sedan, även med användning av avancerad teknik, medan flera användare kunde komma åt delade mappar och enheter, skulle bara en person - administratören ha rätt att göra ändringar i filerna i de delade enheterna, vilket skulle vara otillräckligt .
Idag, med hjälp av SharePoint, har vi många intressanta funktioner som ger alla dess abonnenter lika möjlighet att möta kraven från sina roller utan att behöva kompromissa med sitt eget arbete eller arbete som utförs av en annan person i dokumentet.
Här är några funktioner som gör SharePoint intressant:
1) Versionversion
SharePoint tillåter varje användare att läsa eller göra ändringar i samma dokumentfil och ger varje version av dokumentet ett unikt versionnummer, åtföljd av användarkommentarer, med angivande av vilka ändringar som gjorts i detta skede eller i denna version av dokumentet.
2) Låsa filen
En person som använder en fil för att ändra den låser filen med hjälp av utcheckningsfunktionen så att det inte finns någon konflikt med att behålla rätt version av filen och varje ändring som görs registreras korrekt i sekvens.
När personen har arbetat med filen, använder han / hon Check-in-funktionen för att låsa upp filen, så att en annan användare kan ta kontroll på samma sätt.
Till exempel, om användare A måste ändra data i fil X, och användare B också har till uppgift att ändra samma fil. Användare A får åtkomst till filen X på SharePoint vid tidpunkten 00:01 och användaren B får åtkomst till den vid tidpunkten 00:03, sedan kommer åt användare A till den, gör en utcheckning för att modifiera filen så att användaren B inte kan ändra den samtidigt tid. När det är gjort gör användare A incheckning. Efter incheckning av användare A får användare B meddelande, så att han nu kan komma åt det, checka ut och göra sin modifiering och sedan checka in när det är klart.
3) Metadata
hur man öppnar en torrentfil på mac
SharePoint ger detaljerad information om den aktuella statusen för en fil som när modifierades filen, vem som modifierade filen, om den senaste modifieringen har godkänts eller inte, en länk till dokumentet etc. Sådan detaljerad status för dokumentet hjälper alla affärsintressent som har tillgång till filen, få en fullständig inblick i aktuell status.
Slutsats
SharePoint Document Management System är ett samarbetsförvar för filer, oavsett om det är molnbaserade eller serverbaserade plattformar, det är enkelt att använda och har inbyggda säkerhetsfunktioner.
Även om det kan finnas många sådana verktyg på marknaden, vilket kan vara billigare och lättare att använda, har Microsofts SharePoint utmärkta funktioner för ett robust dokumenthanteringssystem.
Rekommenderad läsning
- Fördjupade förklaringar om förmörkelser för nybörjare
- 10 bästa dokumenthanteringssystem för bättre arbetsflöde
- SVN-handledning: Källkodshantering med subversion
- Bugzilla Tutorial: Defect Management Tool Praktisk handledning
- TestLink Tutorial: En lekmanhandbok för TestLink Test Management Tool (Tutorial # 1)
- TestLink självstudie 4 - Testmätvärden, nyckelordshantering, anpassade fält och testrapportdiagram
- JIRA Administration Tutorial: JIRA Admin and User Management
- IBM Rational Team Concert Defect Management Tool Tutorial