Meny

10 bästa dokumenthanteringssystem för bättre arbetsflöde

  • Huvud
  • Övrig
  • 10 bästa dokumenthanteringssystem för bättre arbetsflöde

10 best document management systems

Prova Vårt Instrument För Att Eliminera Problem

Oftast använda dokumenthanteringssystemet:

Med den pågående digitaliseringsprocessen vill människor minska sitt pappersbaserade arbete och förväntar sig att få tillgång till sina viktiga dokument var som helst och när som helst.

Dokumenthanteringssystem är den bästa lösningen för att göra denna uppgift mycket enklare. PDF-läsare är det bästa exemplet på ett dokumenthanteringssystem genom vilket du kan komma åt PDF-filen offline och lagra den för att visa och till och med skriva ut och publicera den när som helst och var som helst.

Document Management Systems är också känt som Content Management System och anses allmänt som komponenten i Enterprise Content Management (ECM). Det är relaterat till Record Management, Workflows, Digital Asset Management, etc.

Dokumenthanteringssystem

I denna handledning tar vi en djupgående titt på de mest populära dokumenthanteringssystemen som används av ett antal framgångsrika organisationer för att hantera sina pappersbaserade dokument på ett effektivt sätt.

Vad du kommer att lära dig:

Vad är dokumenthantering?

Dokumenthantering kan definieras som det sätt som används av organisationer för att hantera och spåra elektroniska dokument.

Riktlinjer för bättre förståelse för dokumenthantering:

  • Samtidig men separat redigering av dokument för att undvika överskrivningskonflikten.
  • För att rulla tillbaka till den senaste korrekta versionen av dokumentet i händelse av fel.
  • Versionskontroll för att skilja mellan två olika versioner.
  • Rekonstruktion av dokument.

Idag finns dokumenthantering tillgänglig från en liten fristående applikation till stora företagskonfigurationer som innehåller standardfyllningsfunktioner.

Dessa funktioner inkluderar:

  • Lagringsplats
  • Säkerhet och åtkomstkontroll
  • Granskning och indexering
  • Klassificering, sökning och hämtning
  • Integration med stationär applikation

Dokumenthanteringssystem

Dokumenthanteringssystem avser hantering och åtkomst till dokumenten elektroniskt.

Enterprise Content Management Systems hanterar och kontrollerar digitala dokument som skapats med Microsoft Office Suite och bokföringsprogramvara som CAD etc.

Elektroniskt dokumenthanteringssystem bör innehålla komponenterna nedan för att visa sig vara effektiva:

  • Importera: För att öppna ett nytt dokument i systemet.
  • Lagring: Att underhålla systemfiler och använda lagring.
  • Identitet: Att hämta dokument med noggrannhet genom att tilldela index.
  • Exportera: Ta bort objekt från systemet.
  • Säkerhet: Lösenordsskydd på vissa filer för auktoriserade användare.

=> Kontakta oss för att föreslå en lista här.

Mest populära dokumenthanteringssystem

Låt oss granska några av de populära dokumenthanteringssystemen som används i stor utsträckning för att minska pappersbaserad dokumentation och förbättra en organisations dokumentbaserade prestanda.

  1. pCloud
  2. HubSpot
  3. Alfresco
  4. LogicalDOC
  5. Feng Office
  6. Nuxeo
  7. KnowledgeTree
  8. Seed DMS
  9. Casebox
  10. MasterControl-dokument
  11. M-filer
  12. Worldox
  13. Dokmee
  14. förlåt

Få GRATIS offert för dokumenthanteringssystem


# 1) pCloud

pCloud

Nyckelfunktioner

  • pCloud låter dig ställa in gruppbehörigheter eller individuella åtkomstnivåer.
  • Du kan styra dataåtkomst via delade mappar.
  • Det låter dig kommentera filer och mappar.
  • Det underhåller detaljerade loggar för kontoaktivitet.
  • Du kan komma åt alla tidigare versioner av dina filer.
  • Den har funktioner för filhantering, delning, säkring, filversionering, säkerhetskopiering av filer och digital tillgångshantering.
=> Besök pClouds webbplats

# 2) HubSpot

HubSpot Dashboard

Funktioner:

  • HubSpot Försäljningsdokumenthantering och försäljningsspårningsprogramvara kommer att vara till hjälp för att bygga ett bibliotek med försäljningsinnehåll för hela teamet.
  • Du kommer att kunna dela dokument från din Gmail- eller Outlook-inkorg.
  • Det varnar dig när utsikterna kommer att engagera sig med det innehåll som skickas av dig.
  • Det ger insikter om hur försäljningsinnehållet är till hjälp för att flytta din försäljningsprocess framåt, hur ofta innehållet används av teamet.
  • HubSpot har allt-i-ett-säljprogramvara med många funktioner som e-postspårning, e-postplanering, försäljningsautomation, livechatt, rapportering etc.
=> Besök HubSpot-webbplatsen

# 3) Alfresco

Alfresco

Nyckelfunktioner:

  • Det är en öppen källkod ECM som tillhandahåller dokumenthantering, samarbete, kunskaps- och webbinnehållshantering, post- och bildhantering, innehållsförvar och arbetsflöde
  • Den stöder Common Interface File System (CIFS) som möjliggör dokumentkompatibilitet med Windows såväl som Unix som operativsystem.
  • Alfresco kommer med API-stöd och fungerar som en back-end för att lagra och hämta innehållet.
  • Enkel anpassning och versionskontroll är de bästa funktionerna i Alfresco men är ganska komplicerade att använda

Officiell länk: Alfresco

# 4) LogicalDOC

LogicalDOC

Nyckelfunktioner:

  • LogicalDOC är ett Java-baserat system med öppen källkod och kan nås av vilken webbläsare som helst
  • Detta system kan nås i ditt eget nätverk och det gör det möjligt att skapa och hantera valfritt antal dokument.
  • Hjälper till att förbättra produktiviteten och samarbetet mellan dokumenthanteringssystemen.
  • Avails snabb åtkomst och enkel hämtning av innehåll.
  • Den använder Java Frameworks som Hibernate, Lucene och Spring för att tillhandahålla en mycket flexibel dokumenthanteringslösning.
  • Den levereras med en uppsättning väldefinierat API som kan integreras med tredjepartsapplikationer.

Officiell länk: LogicalDOC

# 5) Feng Office

Feng Office

Nyckelfunktioner:

  • Feng Office är en öppen källkod DMS med en webbaserad samarbetsplattform.
  • Några bra funktioner i Feng Office inkluderar tidsspårning, Gantt-diagram, uppgiftshantering och kunskapshantering.
  • Det är användarvänligt och låter dig märka objekt.
  • Du kan även spåra och skicka innehållet till flera användare samtidigt.
  • Den enda nackdelen är att det gör att några av dess funktioner endast betalas för varje uppdatering.

Officiell länk: Feng Kontor

# 6) Nuxeo

Nuxeo

Nyckelfunktioner:

  • Nuxeo är ett open source-system som hanterar flödet av innehåll genom konjunkturcykeln.
  • Det beprövade systemet minskar den tidsförbrukning som krävs för innehållssökning och -hämtning.
  • Det ger ett antal sätt att fånga innehållet inklusive bildsökning.
  • Revisionsloggning är en av de bra funktionerna som du kan använda för att spåra innehållet och är också ett enklare sätt.
  • Serverar en rik uppsättning API: er, robust plattform, enkel anpassning och underhåll av projekt.
  • Men det är ganska knepigt för nybörjare och vissa inställningar kan också bli komplicerade.

Officiell länk: Nuxeo

# 7) KnowledgeTree

KnowledgeTree

Nyckelfunktioner:

  • Ett dokumenthanteringssystem med öppen källkod som gör det möjligt att spåra, dela och säkra innehållet.
  • Har funktioner som Metadata, Workflow, Version Controlled Document Repository och WebDAV support.
  • Du kan hämta rätt innehåll vid rätt tidpunkt.
  • Quick-play-funktionen gör det möjligt för användaren att skapa och hantera innehållets kadens.

Officiell länk: KnowledgeTree

# 8) Seed DMS

Seed DMS

Nyckelfunktioner:

  • Seed DMS är ett användarvänligt och ett dokumenthanteringssystem med öppen källkod.
  • Denna DMS är särskilt baserad på PHP, MySQL och sqlite3.
  • Fungerade som en fullt utvecklad företagsklar plattform för spårning, åtkomst, lagring och delning av dokument.
  • Den kan betraktas som nästa version av LetoDMS och är helt kompatibel med den.
  • Tillåter redigering av dokument som är tillgängliga i HTML-format.
  • Du kan förbereda en online-presentation och det möjliggör samarbete i realtid.

Officiell länk: Utsäde DMS

# 9) Casebox

Casebox

Nyckelfunktioner:

  • Casebox är ett utdragbart verktyg för att utvidga innehålls-, projekt- och personalhantering.
  • Den är utformad för att stödja uppgiftshantering, övervakning, fulltextsökning, datalagring etc.
  • Casebox har också en utmärkt versionskontrollmekanism och tjänar villkorlig logik för att stödja skivhantering.
  • Casebox hjälper dig att lagra och låsa flera filer på en enda plats med användarkontroll på den.
  • Casebox tillhandahåller också säker hosting med hjälp av SSL-kryptering på en krypterad server.
  • Virtual Private Network (VPN) kan hålla din kommunikation säker.

Officiell länk: Casebox

# 10) MasterControl-dokument

MasterControl-dokument

hur man öppnar bin-filer på Windows 10

Nyckelfunktioner:

  • MasterControl Inc. är ett kommersiellt molnbaserat som möjliggör snabbare leverans av produkten genom att minska den totala kostnaden och tidsförbrukningen som krävs för hantering av dokument och innehåll.
  • Ökar produktens effektivitet och hanterar företagets information säkert
  • Detta system erbjuder funktioner som dokumentkontroll, granskningshantering, kvalitetshantering och andra regleringsprocesser.
  • Bortsett från dessa finns det några andra funktioner som serveras av detta verktyg som Compliance Management, Collaboration, Access Control, Print Management, Version Control, Document Delivery & Indexing, Collaboration, and Full-Text Search.

Officiell länk: MasterControl

# 11) M-filer

M-filer

Nyckelfunktioner:

  • M-Files hjälper dig att hantera din information säkert med dess utcheckningsfunktion.
  • Denna funktion håller koll på dina dokument med varje liten och stor förändring.
  • Det är ett användbart, enkelt att implementera och robust dokumenthanteringssystem.
  • Den finns också för Windows och Mac, även kompatibel med Android- och iOS-enheter.
  • M-filer kan enkelt integreras med andra applikationer och undviker dubbelarbete.

Officiell länk: M-filer

# 12) Worldox

Worldox

Nyckelfunktioner:

  • Worldox är ett kommersiellt och omfattande system som hanterar dokument och e-postmeddelanden.
  • Worldox levereras med indexeringsfunktioner med namnet Arkivering och lagring som gör data tillgängliga direkt när det behövs.
  • Den kan integreras med SharePoint och distribueras med Windows, Android, Mac, iOS och Cloud.
  • Dokumenthanteringsfunktioner i Worldox inkluderar Compliance Management, Access Control, Document Conversion and Indexing, Email Management, Version Control och Full-Text Search.

Officiell länk: Worldox

# 13) Dokmee

Dokmee

Nyckelfunktioner:

  • Dokmee är ett molnbaserat kommersiellt dokumenthanteringssystem med effektiviteten och säkerheten för dina dokument.
  • Dokmee tillhandahåller flera skrivbord samt webbkonfiguration, användarvänligt gränssnitt, inspelnings- och redigeringsverktyg.
  • Dokmee stöder utmärkta automatiseringsfunktioner med kärnindexerings- och sökfunktioner.
  • Aktiverar en uppsättning verktyg för dokumentavbildning och spårning för bättre stöd.

Officiell länk: Dokmee

# 14) ademerit

förlåt

Nyckelfunktioner:

  • Stöder den centraliserade kontrollmekanismen för att lagra dina dokument på en enda plats.
  • Dina digitala dokument kan organiseras snabbt med logisk expertis och göras tillgängliga som både kommersiella och öppen källkodsversioner.
  • Skannade dokument kan konverteras till ordsökbara PDF-filer med funktionen Optisk teckenigenkänning (OCR).
  • Det webbaserade agila systemet sparar din fil i molnet men säkerhetskopierar inte automatiskt dina data och inga data kan återställas.
  • Kompatibel med alla operativsystem och möjliggör därmed fulltextsökning och versionskontroll.

Officiell länk: förlåt

Bortsett från dessa, de 12 bästa dokumenthanteringssystemen, har vi fortfarande några fler som kan läggas till i listan ovan. Jag har gett en kort introduktion till dem i avsnittet nedan.

Ytterligare verktyg

#femton) eFileCabinet : Detta kommersiella verktyg kan integreras med alla Microsoft Office-applikationer. Den är tillgänglig med flera versioner av värd- och serversidesdokument.

Dess unika arbetsflödesfunktion låter dig schemalägga dina uppgifter effektivt.

Officiell länk: eFileCabinet

# 16) ContractZen : Det hjälper dig att hantera dina viktiga dokument med alla detaljer som datum och innehåll.

Du kan förbereda interna och externa revisioner med hjälp av dina dokument i ContractZen.

Officiell länk: ContractZen

# 17) MaxxVault : MaxxVault tillhandahåller Enterprise Document Management Systems (EDMS), Enterprise Information Management (EMI) och Cloud Document Management Solutions för att hantera dina dokument.

Det hjälper till att minska produktivitetskostnaderna med fullt automatiseringsstöd.

Officiell länk: MaxxVault

# 18) DocsVault : DocsVault dokumenthanteringssystem har de bästa funktionerna för att hantera och spåra dina dokument.

Det involverar versionskontroll, dokumentsäkerhet, granskningsspår och historik, elektroniska dokumentarbetsflöden, dokumentprofilering och märkning etc.

Officiell länk: DocsVault

# 19) eVault : eVault är ett webbaserat dokumenthanteringssystem. Det tillhandahåller efterlevnadshantering, hierarkihantering på flera nivåer etc.

Som alla andra dokumenthanteringssystem tillhandahåller eVault också åtkomstkontroll, dokumentindexering, versionskontroll etc.

Officiell länk: eVault

#tjugo) Katalysator : Catalyst har utvecklat flera kommersiella produkter som Catalyst Insights baserat på XML, Insight Predict, Catalyst CR, Fast Track och OnRamp.

Den är utvecklad med stöd för flera språk.

Officiell länk: Katalysator

# 21) D rupal : Drupal är ett open-source innehållshanteringssystem som är välkänt för sina funktioner som Content Authoring, Performance och Security.

Modularitet är grundprincipen för Drupal. Systemet är flexibelt, skalbart och enkelt att använda. Du kan skapa ditt eget integrerade digitala ramverk med Drupal.

Officiell länk: Dr föll

# 22) Virtuell Kontor : Virtual Office har en sökfunktion för att söka i text, författare, attribut etc.

Det ger också bra filhantering med säker lagring. Matchar med affärssammanhanget och hittar informationen snabbt vid rätt tidpunkt.

Ytterligare läsning = >> Programvara för topplås för Windows 10

Officiell länk: Virtuell Kontor

# 2. 3) bitfarm-arkiv : bitfarm-Archiv är ett dokumenthanteringssystem med öppen källkod och Enterprise Content Management för granskningssäker arkivering.

Några viktiga funktioner i det inkluderar automatisk arkivering av flera dokumentkällor, fulltextsökning, flexibel konfiguration etc.

Officiell länk: bitfarm-arkiv

Det är allt!! Vi är klara med de mest populära dokumenthanteringssystemen.

Du kan välja en eller flera enligt dina behov och se vilka som passar bäst för din organisation. Med hjälp av denna programvara ökar den totala produktiviteten och det gör uppgifterna mycket enklare och flexibla också.

Slutsats

Dokumenthantering minskar andelen ansträngningar och tid som läggs på att hantera dokument och innehåll.

skicka en matris till en metod Java

Att hantera pappersarbete och spårning av poster är ett tråkigt jobb för den som hanterar det, men programvarorna som nämns ovan är mycket användbara för att göra det flexibelt på kortare tid.

Dokumenthanteringssystem fångar in och organiserar dokument i elektroniska dokument för åtkomst, hantering och spårning av dem enkelt när som helst efter dina behov. Fånga och indexera är de fantastiska funktionerna i DMS som används för att kombinera flera och större dokument samtidigt.

=> Kontakta oss för att föreslå en lista här.

Hoppas att du skulle ha valt en från listan ovan !!!

Rekommenderad läsning

^