Atlassian Confluence Tutorial för nybörjare: En komplett guide

atlassian confluence tutorial

Atlassian Confluence Tutorial för nybörjare: Hur man använder Confluence Software

I vår tidigare handledning i detta JIRA träningsserie för alla , vi lärde oss om Zephyr för JIRA . Här, i denna handledning, kommer vi att utforska Atlassian Confluence i detalj.

Som definierat i Merriam-Webster-ordlistan betyder ordet sammanflöde ”En kommer eller flyter tillsammans, möts eller samlas vid en tidpunkt”.

=> Klicka här för fullständiga JIRA-handledningsserier

Sann mot definitionen Konfluensprogramvara, utvecklad av Atlassian, är en effektiv programvara för teamsamarbete vilket ger en gemensam plattform för team att arbeta tillsammans och dela information effektivt.

Detta är ett utmärkt verktyg för att centralisera kunskapsförvar. Sammanflöde kan ses som en wiki med avancerade verktyg för att skapa innehåll.

De Sammanflöde verktyg för innehållssamarbete finns både som en SaaS, dvs prenumerationsbaserad värd centralt i molnet såväl som självvärd applikation med möjlighet att installera egen dedikerad server eller använda Confluence Datacenters.

I denna Confluence-handledning kommer vi att diskutera funktionerna i det prenumerationsbaserade alternativet.

Ladda ner: Du kan ladda ner det här verktyget från denna sida .

Vad du kommer att lära dig:

• Varför behöver vi Confluence?
• Fördelar
• Bli bekant med terminologi
  • instrumentbräda
  • Begreppet utrymmen
  • Utrymme sidofält
  • Rubrikmeny
  • Skapa funktionalitet
• Hur du skapar och hanterar ditt eget utrymme och sidor
  • Steg 1: Skapa ditt utrymme
  • Steg 2: Skapa nya sidor
  • Steg 3: Formateringsalternativ
• Exempeldokument
• Några vanliga frågor
• Slutsats
• Rekommenderad läsning

Varför behöver vi Confluence?

Hur ofta händer det att vi testare lyfter fel, bara för att ta reda på att kraven ändrades någon gång efter att utvecklingen startade och på grund av brist på kommunikation om förändringen fick testarna inte kännedom om denna förändring innan testningen startade?

Som ett resultat stängs den rapporterade buggen sedan som Ogiltig . Detta kan vara frustrerande för testare eftersom deras kreditvärdighet påverkas tillsammans med förvirring och osäkerhet kring vilka andra okommunikationsförändringar som kan finnas i applikationen som testas.

En annan vanlig olägenhet är när viktig information är begravd under e-postkedjor över flera e-posttrådar och är svår att hämta.

Samarbetsverktyg är en bra lösning för dessa scenarier eftersom:

• All information lagras på en central plats, vilket gör den lättillgänglig för alla användare, så det går inte längre att skanna e-postkedjor eller mötesanteckningar för att leta efter nödvändig information
• Eventuella uppdateringar av informationen utlöser ett meddelande till andra användare, vilket gör det enkelt för användare att hålla sig uppdaterade om de senaste diskussionerna
• Det här verktyget har en enkel inlärningskurva, så det krävs ingen speciell utbildning eller certifiering för att börja använda detta verktyg
• Det finns många verkliga applikationer som sammanflödet kan användas för, vi kommer att diskutera några av dessa applikationer i den här artikeln

Fördelar

# 1. Innehållshantering

Innehållshantering inkluderar skapande, underhåll, organisering och radering av innehåll. Verktygen för innehållsskapande är enkla att använda och innehåller en mängd olika funktioner - från grundläggande textformatering, skapande av tabeller hela vägen till länkning av dokument och inbäddning av makron.

Innehållet kan ordnas i separata utrymmen, sorteras och ordnas i hierarkisk ordning efter behov.

# 2. Sök

Detta verktyg stöder en fulltextsökning för allt innehåll. Sökresultaten innehåller eventuella matchande resultat för texten i sidans huvudinnehåll och kommentarer. Detta resulterar i en mycket detaljerad sökning.

# 3. Konfluensmallar

Detta verktyg levereras med några mallar för bästa praxis som kan användas för att skapa förformaterade sidor.

# 4. Integration med JIRA

JIRA och Confluence utvecklas båda av Atlassian och har sömlös integration med varandra. Utvecklingsarbetet kan spåras i JIRA och motsvarande rapporter kan genereras genom automatisk länkning.

# 5. Sid- och filversionering

Eftersom detta är ett samarbetsverktyg skulle det självklart användas av olika tvärfunktionella team på alla nivåer flera gånger. För att hålla reda på de ändringar som gjorts sedan den senaste redigeringen sparar Confluence den äldre versionen av sidor och filer automatiskt.

Denna äldre version kan användas för att jämföra skillnaden eller till och med återställa den senaste redigeringen om det behövs.

# 6. Respons

Teamåterkoppling i form av kommentarer kan läggas på sidorna och alltid hänvisas till eller till och med sökas efter behov.

# 7. Användarhantering

Användar- och gruppbaserade behörigheter kan ställas in. Det är till och med möjligt att ställa in separata visnings-, redigerings- och administratörsbehörigheter för varje utrymme. Vi kommer att diskutera begreppet utrymmen i nästa avsnitt.

# 8. Tillägg och plugins

Detta verktyg har ett brett utbud av tillgängliga tilläggsprogram som kan användas för att utföra funktioner utöver vilken standard verktyget har att erbjuda. Några populära tillägg är Draw.io-diagram, Balsamiq Mockups, Scroll PDF-exportör etc.

Bli bekant med terminologi

instrumentbräda

Instrumentpanelen är målsidan som en inloggad användare ser efter inloggning. Instrumentpanelen ger en snabb ögonblicksbild av de senaste uppdateringarna av teamet tillsammans med de senaste uppdateringarna gjorda av användaren själv.

Tillsammans med uppdateringarna visar instrumentpanelen också de utrymmen som användaren är medlem i. Vi kommer att diskutera fler utrymmen i nästa avsnitt. Sidofältet som innehåller uppdateringar och utrymmesdetaljer är hopfällbart för att optimera tittarupplevelsen.

Nedan följer ett exempel på Confluence Dashboard.

Instrumentpanelen kan anpassas och administratören kan ställa in en universell instrumentpanel som alla användare kommer att se.

Begreppet utrymmen

Enligt Merriam-Webster-ordlistan betyder en av betydelserna av ordet rymd ”I begränsad omfattning i en, två eller tre dimensioner”. Utrymmen i detta verktyg är ett sätt att organisera innehållet. Utrymmen kan ses som enskilda filbehållare där innehållet kan kategoriseras och organiseras på ett meningsfullt sätt.

Det finns ingen standardregel för hur många utrymmen som behöver eller ska skapas. Användaren kan skapa valfritt antal utrymmen med sina egna specifika syften för att underlätta samarbete inom team.

Nedan följer ett exempel på de utrymmen som skapas baserat på de olika organisationsenheterna.

Rymdkatalogen innehåller en lista över alla utrymmen som skapas genom sammanflöde. Du kan bläddra i mellanslag baserat på mellanslagstyp - webbplats, personliga eller mina mellanslag. Mina utrymmen hänvisar till de webbplatser som skapats av den inloggade användaren själv och kan vara antingen webbplats eller personligt utrymme.

Nedan följer ett exempel på rymdkatalogen.

Sammanflödet tillåter skapandet av två utrymmen - platsutrymmen och personliga utrymmen. Nedan följer en jämförelse av dessa rymdtyper:

Utrymme sidofält

Utrymme sidofältet är en hopfällbar meny på utrymmet och sidorna och används för att navigera mellan olika sidor. Sidorna visas i form av en hierarkisk trädstruktur.

Rubrikmeny

Rubrikmenyn är synlig på alla sidor och innehåller Confluence-logotypen och en standardmeny med standardalternativ - Mellanslag, Människor, Skapa, hjälpmeny, aviseringar och personlig profilhantering. Denna huvudmeny kan anpassas och fler menyalternativ kan visas efter behov av användaren

Denna instrumentpanelsida är tillgänglig från alla sidor. Användaren kan klicka på logotypen i huvudmenyn och användaren kommer att omdirigeras till instrumentpanelen.

Skapa funktionalitet

Skapa funktionalitet används för att skapa nya sidor inom valfria utrymmen i önskad hierarkisk ordning. Vi kommer att diskutera denna funktion mer detaljerat i nästa avsnitt.

Den här bilden nedan sammanfattar i stort sett de viktigaste funktionerna som du skulle använda som sammanflödesanvändare:

det bästa spionprogramvaran för mobiltelefoner

(Bild källa )

Hur du skapar och hanterar ditt eget utrymme och sidor

I det här avsnittet kommer vi att diskutera hur du skapar och hanterar ditt eget utrymme och sidor från grunden.

Steg 1: Skapa ditt utrymme

Välj nu vilken typ av utrymme du vill skapa

Fyll nu i nödvändig information i nästa steg. Du måste ange mellanslag, en mellanslagstangent och annat obligatoriskt eller valfritt fält beroende på vilken typ av utrymme du har valt.

Mellanslagsnyckeln är en unik nyckel som används i rymd-URL: n och genereras automatiskt när användaren skriver in Space-namn, men du kan ändra den om det behövs.

Grattis, du skapade precis ditt första Confluence-utrymme !!

Låt oss nu gå vidare till att skapa några sidor och innehåll för att dela på det nyskapade utrymmet.

Steg 2: Skapa nya sidor

Du har möjlighet att skapa en tom ny sida eller välja bland tillgängliga mallar. Den allra första sidan skapas som överordnad sida. Efterföljande sidor kan skapas under denna överordnade sida eller som separat sida beroende på hur du vill strukturera ditt utrymme.

• Skapa en tom sida

• Skapa sida från tillgängliga mallar

Beroende på vilken mall du valt skulle du behöva utföra ytterligare steg som att ange sidnamnet osv. Jag valde retrospektiv mötesmall och blev ombedd att ange titeln och deltagarna.

Den nya sidan skapas och du kan redigera och fylla i nödvändig information.

Steg 3: Formateringsalternativ

Detta verktyg har ett stort utbud av textformatering och visningsalternativ. Låt oss kort diskutera några vanliga alternativ från menyfältet för textformatering.

• Formatera stilar - det finns flera byggstilar tillgängliga för texten, t.ex. Stycke, rubriker, offert etc.

• Teckensnittsrelaterade alternativ - Grundläggande funktionalitet för att uppdatera teckensnittsfärg, göra texten fet, kursiv etc. tillhandahålls

• Listor - Som standard finns det tre typer av listalternativ - punktlista, numrerad lista och uppgiftslista. Uppgiftslistan visas med en kryssruta framför den. En kryssruta kan kryssas efter att uppgiften är klar för att ange slutförd

• Justera alternativ - Texten kan justeras åt vänster, höger eller i mitten efter behov

• Sidlayout - Med detta alternativ kan användaren definiera avsnitt i dokumentet och hantera sidans layout

• Infoga filer och bilder - Användaren kan ladda upp filer och bilder till sidan efter önskemål

• Infoga länkar - användaren kan lägga till länkar till andra webbsidor eller andra Confluence-sidor i Confluence-dokumenten för enkel referens

• Arbeta med tabeller - Tabellalternativ och verktygsfält i Confluence-programvaran liknar tabellalternativ i MS Word. Symbolerna är självförklarande och funktionaliteten är lätt att förstå och använda

• Infoga mer innehållsalternativ - Det finns redan standardalternativ tillgängliga i Confluence för att infoga filer och bilder, infoga länkar och skapa tabeller. För allt annat innehåll som att lägga till Google-ark, eller infoga plugins etc. använder vi alternativet Infoga mer innehåll

Exempeldokument

Nedan följer en exempelsida som jag skapade för att visa några av de funktioner vi hittills diskuterat.

Några vanliga frågor

F # 1) Det här verktyget verkar vara ett utmärkt sätt att dela och lagra information. Kan du ge några praktiska tillämpningar?

Detta verktyg kan användas i olika tekniska och icke-tekniska miljöer.

Vissa applikationer är som följer:

• Som kunskapsbas - En kunskapsbas är i grunden ett informationsförvar. Den innehåller vanligtvis dokumentation om hur man gör vissa saker och kanske till och med information om hur man felsöker produkter. Ett exempel på detta kan vara att QA-teamet hanterar och delar information om processer, hur man testar dokument, informativa artiklar, felsökningstips etc.
• Som ditt eget intranät - Intranät refererar till ett internt nätverk i alla organisationer och är ett nav för att visa och dela information. Ett exempel på detta kan vara ett utrymme som skapats av personalavdelningen för att dela företagspolicyer, semesterpolicyer, kommande evenemang, användarhandböcker för vanliga verktyg som Time-off-begäran också etc. Information kan enkelt delas och åtkomsten är begränsad till Confluence-användare inom ditt företag så det är en säker plattform
• För programvaruteam - För programvaruteam kan det här verktyget användas för att skriva och hantera produktkrav, bygga och dela release-anteckningar, samarbeta om och registrera teambeslut, skapa teknisk dokumentation, skapa bloggar för att dela lagens framsteg etc.

F # 2) Jag vill ordna om sidorna i mitt utrymme. Hur gör jag det?

Detta verktyg ger funktionalitet för att flytta och ordna dina sidor inom det utrymme som användaren önskar. Operationen är en ganska enkel drag-and-drop-operation som gör att du kan ordna sidor under samma förälder eller flytta sidor från en förälder till en annan föräldersida.

För att flytta eller ordna om en sida, gå till Rymdverktyg-> klicka på Innehållsverktyg -> Klicka på Ombeställ sidor.

Klicka på Utrymmesnamn för att expandera utrymmets grenar. Dra nu de önskade sidorna och släpp dem till önskad plats. Alternativt kan du också sortera sidorna alfabetiskt.

F # 3) Jag behöver hitta detaljer om ett projekt / dokument, hur söker jag efter det?

Det finns två sätt att söka efter innehåll i denna Confluence-wiki, du kan använda snabbnavigerings-ID eller så kan du göra en fullständig sökning. När en användare börjar skriva text i sökfältet i en rubrik börjar snabbnavigeringshjälpen att visa matchande resultat som standard.

När du har lagt in ett sökord och tryckt på Enter, aktiveras hela sökläget. Verktyget söker i alla mellanslag, profiler etc. för att leta efter matchande resultat. När resultaten visas kan du förfina sökresultaten efter författare, mellanrum, senast ändrade datum eller baserat på innehållstypen.

F # 4) Jag håller på att slutföra innehållet på min sida och det skulle kräva massor av ändringar. Hur kan jag förhindra att alla skräppost skickas genom att skicka ett meddelande till alla om varje uppdatering som jag gör?

Det här är ganska enkelt! När sidan först skapas skickas meddelandet till alla Confluence-användare i det utrymmet. Detta är inställt som standard, men vi kan styra när vi vill skicka (eller inte vill skicka) aviseringar om efterföljande ändringar och uppdateringar på sidan.

Kom ihåg att markera den här kryssrutan när du är redo att dela uppdateringarna med andra användare.

F # 5) Om jag har feedback om innehållet i sammanflödesdokumentet, vad är det bästa sättet att tillhandahålla det?

Använd kommentarsektionen. Lämna dina kommentarer i dokumentet, meddelandet skickas till alla användare. Användare kan se din kommentar och kan välja att svara på din kommentar, gilla din kommentar och kan till och med lägga upp sin egen kommentar.

F # 6) Jag fick ett meddelande om att någon nämnde mig på deras sida, vad betyder det?

Det betyder att personen som nämnde dig på en viss Confluence-sida behöver din uppmärksamhet på något eller har tilldelat dig en uppgift.

F # 7) Någon uppdaterade originaldokumentet. Hur vet jag vem som ändrade vad i mitt dokument?

En av de viktiga funktionerna i Versioning och att behålla en historik över dokumentuppdateringar. Du kan gå till sidhistoriken och kontrollera vem som har uppdaterat dokumentet.

Från den här sidan kan du välja sidversionerna du vill jämföra och ta reda på exakta ändringar som gjordes. Följande skärmdump visar en jämförelse mellan två utvalda versioner av sidan.

Slutsats

Confluence är ett mycket effektivt team-samarbetsverktyg och kan användas för kunskapshantering, dokumentationsändamål, som ett intranät för intern informationsdelning och potentiellt eliminera kommunikation av förändringar via e-post.

Informationen som anges i Confluence kan hanteras med lätthet och hela innehållet är sökbart.

Med hjälp av sammanflöde kan företag eliminera behovet av fysiskt lagringsutrymme eller delad enhet. Olika team kan använda detta verktyg för att tillhandahålla mest uppdaterade företagspolicyer, incitament, meddelanden etc., tekniska projektteam kan använda det för att hantera krav, planera ett projekt, dela processkunskap, dela bästa praxis, etc.

Det verkar vara ett bra verktyg för kunskapsutbyte, men hur hjälper det vårt testargemenskap?

Till att börja med lägger kunskapen om detta verktyg till våra kunskapsuppsättningar. Det kan fungera som en snabbreferensguide när vi har några frågor eller behöver den mest uppdaterade informationen.

För QA-chefer ger Confluence en bra plattform för att dela information med teamet om testning av bästa praxis, hur man testar dokument, felsökningsguider, automatiseringsprojektplanering, uppdateringar och meddelanden etc.

=> Besök här för fullständiga JIRA-handledningsserier

Använder du Atlassian Confluence-verktyget på jobbet? Låt oss veta dina tankar och erfarenheter i kommentarerna nedan.

PREV-handledning | NÄSTA självstudie

Rekommenderad läsning

• Fördjupade förmörkningsövningar för nybörjare
• JSON-handledning: introduktion och en komplett guide för nybörjare
• 20+ MongoDB-handledning för nybörjare: Gratis MongoDB-kurs
• JIRA-handledning: En fullständig användarguide för JIRA
• CAPM-certifiering komplett guide för nybörjare
• Handledning för testning av användbarhet: En komplett guide för att komma igång
• Handledning för tillgänglighetstestning (En komplett steg-för-steg-guide)
• Lasttestning Komplett guide för nybörjare