Meny

Handledning för förändringshantering | Vad är förändringshantering

  • Huvud
  • Övrig
  • Handledning för förändringshantering | Vad är förändringshantering

change management tutorial what is change management

Prova Vårt Instrument För Att Eliminera Problem

Den här omfattande guiden för förändringshantering förklarar detaljerad förändringshanteringsprocess, modeller, fördelar och 7R:

Change Management (CM) är en uppsättning verktyg, processer och tekniker som används för att hjälpa individer att övergå från ett befintligt tillstånd i organisationen till ett nytt tillstånd.

CM kan förstås som:

  • Konfigurationshantering för hantering av kod och krav.
  • Genomförande av organisationsförändring.
  • Spåra eventuella förändringar som inträffar i IT-infrastrukturen - IT Service Management (ITSM).

Handledning för förändringshantering

Vad du kommer att lära dig:

Ändringshanteringsöversikt

Målet med CM är att tillämpa strategier för att genomföra förändringen av en organisations mål, processer eller teknologier, övervaka förändringsförfrågningar och hjälpa anställda att tillgodose den föreslagna förändringen.

Detta innebär att det är obligatoriskt att ha:

  • Ett förfarande mycket välorganiserat för att ta itu med en förändring.
  • En väl förberedd uppsättning förfaranden för att förbereda ett svar på förfrågningarna.
  • En mekanism för uppföljning av genomförandet av begäran.

För att starta en förändringshanteringsprocess måste organisationen ta hänsyn till den inverkan som alla ändrade processer, system kommer att ha inom organisationen.

Följande processer bör vara på plats:

  • Planera förändringen
  • Testa förändringen
  • Kommunicera förändringen
  • Planera ändringen
  • Genomför förändringen
  • Dokumentera ändringen
  • Utvärdera resultaten

Dokumentation är en viktig aspekt av CM eftersom vi måste upprätthålla processen och även att återställa om en sådan åtgärd är nödvändig.

Definition av förändringshantering

Baserat på olika synpunkter kan CM definieras enligt följande:

  • Ur en infrastrukturproffs synvinkel, det är det systematiska tillvägagångssättet för godkännande, testning och införande av en ny utrustning eller ny version.
  • Ur projektets synvinkel, det är den process som används för att få godkännande för ändringar av projektets omfattning, tidslinje eller budget.
  • Från metoderna - PMP, Prince2, ITIL, ISO20000 perspektiv, det är processen för att få godkännande och genomföra ändringar i ett projekt eller en operativ miljö.
  • Från PROSCI, Association of Change Management Professionals (ACMP), Innovation and Organizational Change Management Institute (IOCMI), det är processen för att hjälpa organisationer att använda CM på varje nivå.
  • Från mjukvaruutvecklingssynpunkt, det är processen som spårar och hanterar ändringskrav och kod.

Förändringshanteringsprocesser är också ansvariga för att spåra alla förändringar som sker i en IT-infrastruktur. ISO 20000 är standarden som definierar målet för Change Management. För att spåra och hantera det ordentligt används alla ändringar som görs i en uppsättning standardiserade metoder och procedurer.

När det gäller dokumentationsändringar är namnet som används för en sådan ändring en konfigurationshantering och det är obligatoriskt att använda ett verktyg för ändringshantering för att hantera versionskontrollen korrekt.

Ett CM-verktyg kommer att utföra följande åtgärder:

  • Spåra alla utförda ändringar.
  • Ge mark till de utförda ändringarna om det behövs.
  • Se till att flera sökvägar är tillgängliga för att ha möjlighet att utveckla olika versioner av samma produkt samtidigt.
  • Se till att kodkorrigeringar eller kodförbättringar är relaterade till defekter, builds och releases.

Med hänsyn till introduktionen måste det vara tydligt att för att definiera termen förändringshantering måste vi förstå det sammanhang där vi vill definiera det.

Typer av organisationsförändringar

Det är en del av ledningen som används för att hantera många typer av organisationsförändringar. De viktigaste typerna av organisationsförändringar är följande:

  1. Utvecklingsförändring: Detta innebär alla förändringar på organisationsnivå som handlar om en förbättring av tidigare etablerade processer och procedurer.
  2. Övergångsförändring: Det är förändringen som handlar om att flytta organisationen från den befintliga staten till en annan helt ny stat under antagandet att organisationen har ett problem som kan lösas genom att ändra det nuvarande tillståndet.
  3. Transformationsförändring: Det handlar om förändringen som fundamentalt ändrar en organisations kultur och funktion.

7R's Of Change Management

ITIL ”Business Perspectives Volume II” innehåller en checklista med sju enkla frågor i kapitlet om affärskontinuitet som beskriver stegen för att bestämma förändringsriskförändringar och kartlägga effektiviteten i förändringshanteringsprocessen.

De sju frågorna diskuteras nedan:

# 1) 'Vem HÖJT förändringen?'

Det finns många startpunkter och intressenter som identifierats som en källa till förändring. Detta leder till tanken att det är obligatoriskt att ha ett system för att samla in alla förändringar. Ett sådant system bör innehålla acceptabla kontroller för att hantera ändringshandtag över målmedvetna områden.

# 2) 'Vad är orsaken till förändringen?'

Först och främst måste vi förstå om förändringen kan medföra risk utan affärsnytta. Varje större förändring bör analyseras mot överenskomna kriterier för portföljanalys.

hur man visar en swf-fil

# 3) 'Vilken RETUR krävs av ändringen?'

Det är obligatoriskt att förstå om ändringen genererar en ekonomisk återbetalning.

# 4) 'Vilka är riskerna med förändringen?'

Riskerna klassificeras i risker som kan accepteras eller risker som bör mildras. Ett avgörande steg för att definiera faran är att analysera effekterna av förändring på den nuvarande infrastrukturen. ITIL använder begreppet ”svårighetsgrad” för potentiella risker och faktiska problem.

# 5) 'Vilka RESURSER krävs för att leverera förändringen?'

När vi diskuterar resurser tänker vi på människor och IT-tillgångar som behövs för att genomföra förändringen. Ur folkets perspektiv måste vi förstå vilka färdigheter som krävs för att genomföra förändringen. När vi har förstått de färdigheter som behövs måste vi vara säkra på att dessa färdigheter finns tillgängliga.

# 6) 'Vem är ANSVARIG för den' bygga, testa och implementera 'delen av förändringen?'

Ansvaret för att bygga, testa och implementera applikationsändringarna bör delas upp i enlighet med efterlevnad och revisionskrav. Ansvarsdelning bör vara spårbar, verkställbar och åtgärdbar under hela processen för förändrings- och släpphantering.

# 7) 'Vad är sambandet mellan denna förändring och andra förändringar?'

En analys av förändringsförhållanden måste göras inifrån och över funktionella gränser. Schemaläggningen av planerade ändringar bör delas och på detta sätt förändra påverkan analys och relation, kan kartläggning vara en del av en integrerad Configuration Management Database (CMDB).

Att svara på dessa sju frågor ger några viktiga fördelar:

  • Tjänsterna är mer pålitliga och tillgängliga för kunderna eftersom organisationerna måste använda en uppsättning mätvärden som ger ett mer objektivt sätt att mäta förändringsrisk.
  • Vi kan förstå hur väl vår förändringshanteringsprocess överensstämmer med den befintliga och identifiera dem i de nya teknikerna.
  • Det är viktigt att ha en granskbar förändringshanteringsprocess eftersom det finns ett beroende mellan IT-tjänster och nya krav.

Modeller för förändringshantering

Syftet med förändringshanteringsmodellerna är att ge vägledande principer för att hjälpa chefer att anpassa omfattningen av föreslagna ändringar med befintliga verktyg.

# 1) ADKAR (Prosci)

ADKAR-modellen är en sekventiell målinriktad förändringshanteringsmodell. Det skapades av Jeff Hiatt, grundare av Prosci.

teststrategidokumentmall för smidig metodik

ADKAR (Prosci)

(bild källa )

Medvetenhet och önskat syfte är att ändra det nuvarande tillståndet, där vi inser att en förändring behövs men förändringsprocessen ännu inte har börjat.

Under övergångsfasen visas kunskap och förmåga. Och i framtiden kommer det att visas förstärkning.

MÅL 1: Medvetenhet

Ibland är förändring oundviklig i en organisation och tar människor ur deras komfortzoner. Om vi ​​kommer att förklara orsaken bakom förändringen i god tid, kommer de anställda att ha tillräckligt med tid för att acceptera förändringen och förbereda sig för den.

MÅL 2: Önska

Om de anställda förstår behovet av förändring och fördelarna med det kommer vi att se en entusiastisk attityd och en önskan att delta i förändringsimplementeringen.

Om vi ​​inte förstår anställdens känslor för förändring och vi inte riktigt tar itu med deras rädslor och visar dem hur förändringen gynnar dem personligen, kommer de inte att fullt ut stödja förändringen och de kommer inte att vilja delta i förändringsimplementeringen.

MÅL 3: Kunskap

För att genomföra nya procedurer måste vi utbilda teamet och ge dem bästa praxis så att de kan förstå hur de ska genomföra förändringen.

MÅL 4: Förmåga

Det krävs övning för att översätta kunskap till förmåga. Det är bättre att ha lite simulering för att analysera resultaten och göra justeringar. Vi måste övervaka medarbetarna när de har börjat genomföra förändringarna och baserat på konstruktiv feedback kan vi förbättra processen.

MÅL 5: Förstärkning

Tanken bakom detta mål är att vi måste uppmuntra anställda att fortsätta följa förändringen över tiden.

# 2) Bridges Transition Model

Bridges Transition Model utvecklades av William Bridges. Det är en folkcentrerad modell. Huvudsyftet är att hantera människors erfarenhetsövergång till förändring. Styrkan i denna modell är att den fokuserar på övergång, inte på förändring.

Tanken med Bridges är att folket ska följa stegen i sin egen takt. Modellen identifierar tre övergångssteg:

  • Steg 1: Avsluta, förlora och släppa taget

När de anställda kommer att ha den första presentationen av förändringen kommer de att gå in i detta första övergångsskede. De kommer att vara motståndskraftiga eftersom de på något sätt tvingas göra något som de inte är förenliga med. Anställda måste förstå och acceptera att något slutar innan de accepterar den nya idén.

  • Steg 2: Osäkerhet eller neutral zon

Denna etapp är som en bro mellan den gamla staten och den nya staten. De anställda är fortfarande knutna till det gamla men de försöker anpassa sig till den nya staten. Detta är ett perfekt ögonblick för anställda att uppmuntras att prova ett nytt sätt att arbeta. Feedbacken är väldigt viktig i detta skede.

  • Steg 3: Accept eller ny början

Detta är den tid då de anställda börjar acceptera förändringsinitiativet. Anställda bygger de färdigheter som behövs för nya procedurer.

# 3) IT-infrastrukturbibliotek (ITIL)

Detta är ramverket som innehåller detaljerad vägledning för hantering av förändringar i IT-infrastrukturen och IT-verksamheten.

ITIL 4 släpptes 2019 och har huvudfokus på att automatisera processer, förbättra servicehantering och integrera IT-avdelningen i verksamheten.

ITIL 4 innehåller nio vägledande principer och presenteras i figuren nedan:

IT-infrastrukturbibliotek (ITIL)

(bild källa )

Innan ITIL implementeras i en organisation är det obligatoriskt att svara på några frågor relaterade till liknande, vilka problem i organisationen som försöker lösa och vad vägen till kontinuerlig förbättring av tjänsten är.

# 4) Kotter's 8 Step Change Model

John Kotter har introducerat 8 Step Model of Change som han har utvecklat baserat på forskning från 100 organisationer som var i en förändringsprocess.

Kotter föreslår att vi måste arbeta hårt med steg ett innan vi går vidare till nästa steg.

Figuren nedan förklarade Kotters 8-stegsmodell:

Kotters 8-stegs förändringsmodell

Han har skisserat de 8 stegsmodellerna för att visa att förändring inte är en enkel och snabb process. För att genomföra affärsförändringen bör vi vara försiktiga, eftersom det är en enorm investering och till en hög kostnad.

Process för förändringshantering

Varje affärsområde har några specifika verktyg och applikationer för CM. Vi presenterar här några exempel som hjälper oss att ta reda på hur CM arbetar för IT-infrastruktur, programvaruutveckling och projektsamordning.

För projektledning

Förändringshantering spelar en viktig roll i aktiviteter som utförs för att hantera projekt. Den person som hanterar projektet bör noggrant analysera ändringsförfrågningar och bestämma vilken effekt som genereras av ändringen för projektet.

Projektområdena som kan påverkas av förändringen är:

  • Projektets omfattning: Hur förändringsbegäran kommer att påverka projektets omfattning?
  • Projektets schema: Hur ändringsförfrågningar kommer att ändra schemat?
  • Projektet kostar: Hur ändrar begäran om ändring av projektkostnaden?
  • Kvalitet : Hur ändringsbegäran kommer att påverka kvaliteten på det slutliga projektet?
  • Personalavdelning : Bestäm om ytterligare eller specialiserade mänskliga resurser krävs.
  • Kommunikation: Efter godkännande av ändringsförfrågningarna ska detta meddelas till berörda intressenter vid rätt tidpunkt.
  • Risk : Bestäm de risker som genereras av ändringsförfrågningar: logistiska, ekonomiska eller säkerhetsrisker.
  • Anskaffning : En ändringsförfrågan kan påverka anskaffningsarbetet för material och kontraktsarbete.
  • Intressenter : Ändringsförfrågningar kan skapa förlust av intressenten och kan påverka intressenternas stöd för projektet.

Projektledaren ska dokumentera de godkända ändringsförfrågningarna och även de avvisade ändringsförfrågningarna.

För programvaruutveckling

En förändring är en begäran om något annat än vad man enades om i början av projektet, sprint, fas (det beror på kundkontraktet).

Vi introducerar här en ny term: Ändra ordning. En ändringsorder är ett arbete som ska läggas till eller bör tas bort från det ursprungliga kontraktets omfattning.

Vi frågar vad innebär det med förändring i mjukvaruutveckling:

  • Förändring av specifikationer, affärskrav
  • Förändring i krav
  • Ändring av applikationsdesign
  • Ändring av kod
  • Ändring av testning
  • Förändring kan ha sitt ursprung i:
    • Kunder
    • Användare
    • Projekt lag
    • Testteam

Agil metod inspirerar till förändringar i kraven, förändringar under programvaruutvecklingsprocessen och även förändringar i användargränssnittet (UI). Berättelser används för att spåra ändringsförfrågningar.

När klienten, projektledaren eller andra intressenter har beslutat att ändringsordern är värdefull bör följande grova steg göras:

  1. Utför konsekvensanalys
  2. Skapa en tydlig lista över vad som kommer att påverkas av förändringen för:
    • Projekt tidslinje (det kan förlängas)
    • Prissättning (bör meddelas till intressenterna)
    • Omfattning (det är möjligt att ha funktioner som kan tas bort för att inkludera den nya)

Beroende på projekttyp och bransch är det möjligt att ha ytterligare steg efter godkännandet av ändringsordern.

En av nyckelpunkterna i ändringsbeställningsprocessen är godkännandeprocessen. Ändringsförfrågan måste godkännas. För denna godkännandeprocess är en inmatning av ändringsförfrågan med detaljerad dokumentation obligatorisk att skapas.

Den detaljerade dokumentationen bör innehålla information om priset på ändringsbegäran, omfattningen av ändringsbegäran, den tid som krävs för att lösa ändringsbegäran och detaljerad konsekvensanalys av ändringsbegäran på systemet.

Förändringar kommer från olika källor, inklusive kunder, slutanvändare, projektteamet eller testteamet.

Förändringar från kunder och slutanvändare är vanligtvis förändringar i kraven. Förändringar som kommer från projektgrupperna utformar vanligtvis ändringar. Ändringar som kommer från testteamet kan begära kodändringar. Ändringar måste meddelas till SPM (Software Project Manager). Ett formulär för ändringsbegäran (CR) bör användas.

Ändringsförfrågan (CR) bör innehålla minst följande poster:

vilsam webbtjänst intervju frågor och svar för erfarna
  1. Ett serienummer som används för Change Request unik identifiering.
  2. En tydlig beskrivning av ändringsförfrågan.
  3. Datumet då begäran om ändring togs upp.
  4. Vanligtvis bör ändringsförfrågan tilldelas någon för analys. Det är obligatoriskt att ha en lista med några ingångar relaterade till allokeringsdetaljer. Denna lista innehåller:
    • Tilldelningsdatum
    • Slutförelsedatum
    • Personer till vilka ändringsbegäran tilldelas för analys
  5. En ändringsbegäran bör tilldelas någon för godkännande. Så vi måste spåra godkännandeinmatningarna:
    • Datum för tilldelning för godkännande
    • Slutförelsedatum
    • Den person som ansvarar för godkännandet
  6. En ändringsbegäran bör också tilldelas för en resolution. Så vi måste spåra följande ingångar för upplösning:
    • Datum för tilldelning för resolution
    • Slutförelsedatum
    • Den person som ansvarar för resolutionen
  7. En ändringsbegäran bör också tilldelas för peer review. S o vi måste spåra följande ingångar för peer review:
    • Tilldelningsdatum för peer review.
    • Slutdatum för peer review.
    • Personen som ansvarar för kollegial granskning.
  8. En ändringsbegäran bör också tilldelas för regressionstestning. Så vi måste spåra följande ingångar för regressionstestningen:
    • Tilldelningsdatum för regressionstest.
    • Slutdatumet för regressionstestningen.
    • Personen som är ansvarig för regressionstestning.
  9. En begäran om ändring ska ha en tydlig status. Status kan ha ett värde från följande uppsättning (öppen, stängd eller under analys, godkännande, upplösning, peer review, regressionstest)
  10. När vi stänger ändringsförfrågan måste vi nämna stängningsdatumet.

För att få en bättre organisation bör detta efter att ha mottagit CR registreras i ett verktyg.

Därefter bör analysen göras för att förstå om genomförandet är genomförbart eller inte, schemat och den ansträngning som behövs för implementering, och konsekvenserna av CR på projektschema och kostnad.

Status för implementering, framsteg för CR-upplösning rapporteras via Weekly Status Reports till berörda chefer.

För IT-infrastruktur

Verktyg för ändringshantering används för att spåra ändringar som gjorts i en IT-avdelnings hårdvaruinfrastruktur. Varje förändring av infrastrukturen bör utvärderas, godkännas, dokumenteras, implementeras och granskas systematiskt. Ändringar som görs i maskinvaruinställningar kallas konfigurationshantering (CM).

Svårigheter med förändringshantering

Det finns många svårigheter med förändringshantering eftersom många anställda inte accepterar ändringarna. Det är svårt att ändra om vi inte förstod att vi måste förändra vårt tänkande. Med en strategisk strategi för förändring kan det vara enkelt att anta nya processer. Tydlig kommunikation är nödvändig för att anta förändringar.

Nedan följer en lista med utmaningar och svårigheter:

  1. Konflikter: Förändring kan visa känslor som förvirring och oro. Konflikt är en typisk oavsiktlig reaktion av förvirring och oro. Ledaren ska hjälpa laget att erövra svårigheter. Konflikter kommer att störa vårt schema. Detta är anledningen till att vi måste vidta åtgärder för att mildra frågor.
  2. Planera: Ändringen kommer inte att ändra implementeringen utan en korrekt plan. Fördelarna med ett systematiskt förfarande bör förklaras tydligt.
  3. Brist på kommunikation: Om kommunikationen inte är bra kommer spekulationer och rykten att vara en del av organisationen, och brist på förtroende kommer att göra det svårt för anställda att anamma förändring.
  4. Motstånd: Motstånd måste hanteras annars kommer det att skapa många problem att förändras.

Fördelar med förändringshantering

En nyckelfaktor för CM är att den ger konceptuell byggnadsställning till människor, processen och organisationen som genomför förändringen.

Fördelar för organisationen:

  • Förändring är en planerad och hanterad process. Fördelarna med förändringen är kända före implementering och fungerar som en motivation för hela processen.
  • Organisationen kan svara snabbt på kundernas krav.
  • Resurserna kan anpassas till organisationens mål.
  • Medarbetarnas prestationer ökar när de känner sig stödda och förstår förändringsprocessen.
  • Förändring kan genomföras utan negativ inverkan på den dagliga verksamheten.
  • Tillåter organisationen att bedöma den totala effekten av en förändring.
  • Organisationseffektiviteten förbättras.
  • Organisatorisk effektivitet bibehålls.
  • Minskad tid som krävs för att genomföra förändringar.
  • Möjligheten till en misslyckad förändring minskas.
  • Kundtjänsten ökas och tjänsten till kunder kommer från självsäkra och kunniga medarbetare.
  • Ökad avkastning (ROI)
  • Hjälper till att planera användbara kommunikationsstrategier

Fördelar för anställda:

  • Om ändringen hanteras väl kan den minimera motståndet mot förändringar.
  • Effektiv förändringshantering stöder en snabb övergång från det gamla till det nya och kan upprätthålla produktiviteten.
  • Ger anställda stöd för oro angående förändringar.
  • En effektiv CM-process skapar en korrekt förståelse för förändringen för personal och allmänhet.
  • Hjälper till att planera effektiva kommunikationsstrategier.
  • Förbättrar kvaliteten på arbetet.
  • Förbättrar samarbete och kommunikation.

Vanliga frågor

F # 1) Vad är förändringshantering?

Svar: CM är en uppsättning verktyg, processer och tekniker som används för att hjälpa individer att övergå från en befintlig stat i organisationen till en ny stat.

Det finns några viktiga aspekter:

  • Konfigurationshantering: Hantera kod och krav.
  • Genomförande av organisationsförändring.
  • Spåra eventuella förändringar som inträffar i IT-infrastrukturen - IT Service Management (ITSM).

F # 2) Vad är hanteringsprocessen för programvaruändring?

Svar: Programvaruändringshantering är processen att klassificera ändringarna enligt projektkriterier som schema och kostnad.

F # 3) Vad är skillnaden mellan förändringskontroll och förändringshantering?

Svar: CM är en form av förståelse, anpassning och anpassning till ett nytt normalt tillstånd efter en organisationsomvandling. Ändringskontroll är processen för hur ändringar av kraven lagras, analyseras, hanteras och ingår i färdplanen och implementeringsschemat.

F # 4) Vilka är de tre typerna av förändringar?

Svar: De efterföljande typerna av förändringar inkluderar utvecklingsförändring, övergångsförändring och transformationsförändring.

Slutsats

Ändringshantering kan öka framgångarna för organisationer och projekt genom att använda strukturerade verktyg, implementera flera metoder och utforma tydliga processer. Toppledningen bör planera att genomföra förändringen på ett sätt så att de anställda känner att förändringen kommer att ge några positiva resultat för dem.

Det finns olika modeller för förändringshantering. Under planeringen bör dessa modeller beaktas.

En viktig punkt i CM är att involvera människor i förändringsprocessen. Förändring i en organisation kan inte uppnås utan stöd från anställda och ledning. Rätt plan för CM hjälper till att säkerställa att förändringsprocessen startas och hanteras av rätt personer vid rätt tidpunkt.

Rekommenderad läsning

^